1) Degene die de aanvraag doet is voor de organisatie aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het kampement of In Spel tent, (voor, tijdens en na het evenement) het naleven van de huisregels en het netjes opleveren van het toegewezen veld na de afbouw.

2) Op de parkeerplaats (Linker P: http://adashoeve.nl/index.php/plattegrond) zijn trekkarren aanwezig, zodat je je spullen het terrein op kunt brengen. Graag direct na gebruik de trekkar terug brengen, zodat deze weer gebruikt kan worden door andere mensen.

3) Als je aankomt op het terrein, moet je eerst bij de incheck of bij één van de aanwezige coördinatoren melden - ondanks dat je misschien al hebt gezien waar jouw tent of kampement zal komen te staan (voor het evenement wordt er op Facebook een kaartje met kampementen en tentlocaties gedeeld door GNS). Jouw toegewezen plek kan veranderd zijn, wegens omstandigheden op het terrein of speltechnische redeneren - check dit dus ALTIJD bij aankomst.
 
4) Piohout: Er zijn balken in verschillende lengtes aanwezig op het terrein. Hier kan je naar redelijkheid gebruik van maken. Bijvoorbeeld voor het maken van een toegangspoort. Pioconstructies moeten altijd door één van onze medewerkers worden gecontroleerd - je bent zelf verantwoordelijk om de controle aan te vragen, ga hiervoor naar de incheck of spreek een spelleider aan.

We kunnen piohout voor je groepje meenemen op de tractor vrijdagochtend tijdens de opbouw. Er zijn 3 voorwaarden:
A) Je neemt minimaal twee weken van te voren contact met ons op door een mail te sturen naar events@gamesnstuff.com en daarin te aan te geven hoeveel piohout je denkt nodig te hebben;
B) Er zijn minimaal twee personen van je groep aanwezig om 10:00 op vrijdagochtend tijdens de opbouw dag van het evenement. Die personen helpen mee met laden en lossen van al het opgeladen piohout (dus ook dat van anderen). Dit duurt vaak niet langer dan een uur.
C) Er zijn minimaal twee personen van jouw groep aanwezig bij de afbouw om de piopalen op te laden en weer terug te brengen met de tractor en weer af te laden in het piohouthok. Hiervoor moet je op zondag VOORAFGAAND de afbouw van het evenement contact zoeken met de aanwezige coördinator of afbouwcoördinator.
Het alternatief voor bovenstaand is dat je zelf met karren of met de hand het piohout heen en weer vervoert van en naar je kampement. Touw moet je altijd zelf in voorzien.

5)  Als je gebruik wil maken van open vuur, als kampvuur of te koken, moet je deze aanvragen in onderstaand formulier (deze vraag kom je vanzelf tegen). Wij kunnen nooit garanderen dat een kampvuuraanvraag goedgekeurd wordt. dit heeft te maken met het feit dat we van de beheerder van de Ada's Hoeve maar een bepaald aantal vuren, naast de aangegeven vaste vuurplaatsen mogen gebruiken als organisatie.

I.v.m. de veiligheid dient er ten minste een blusdeken in het kamp aanwezig te zijn. Een emmer water/zand of brandblusser is ook zeer aan te raden. Kampvuren mogen nooit onbeheerd blijven. Een vaste vuurplaats op een veld mag niet verplaatst worden en het onderstel wat daar staat, moet daar ook blijven staan. Wij doen altijd een controle van de vuurplaatsen en de veiligheid hiervan. Als de veiligheid niet afdoende is, kan je geen gebruik maken van open vuur.
Een vuurton is beschikbaar bij het piohok en deze kan gebruikt worden om vuur te maken. Dit mag alleen op de daarvoor aangewezen vuurplaats en niet daarbuiten! Een eigen vuurkorf/schaal mag ook gebruikt worden mits deze los van de grond staat en de as opgevangen wordt.

Let op! In verband met droogte kan er een algeheel stookverbod op het terrein zijn. Zodra wij dit weten melden we dit op onze facebook pagina van het desbetreffende evenement. Je kan het ook zelf checken op https://www.natuurbrandrisico.nl/
Verder moet na gebruik alle as worden opgevangen en bij de asplaats bij het karrenhok gedeponeerd worden. Het mag onder geen geval in het bos, veld of bosrand worden gegooid. Als je ene vuurton voor op een vaste vuurplaats hebt geleend, kan je deze met de as naar het karrenhok brengen, de as op de juiste plek deponeren en de vuurton terug zetten.

6) Omdat je een in spel kamp/tent neerzet dringen we er ten zeerste op aan dat je kampement ten alle tijden in spel is. Dat wil zeggen dat je zoveel mogelijk moderne voorwerpen verstopt en dat ten tijde van het spel er interactie in je kamp mogelijk is zonder uit spel afleiding. Ook moet de tent die je gebruikt 'In-Spel verantwoord' zijn, dat wil zeggen dat deze past binnen de setting. Als je hier twijfels over hebt, raden we je aan op de betreffende facebookgroep een foto te plaatsen van de tent die je wil gebruiken. De andere deelnemers en organisatie kunnen je dan helpen om aan te geven of de tent voldoende 'In-Spel' is of kunnen je tips geven om deze In-Spel te maken.

7) Betreffende de afbouw:
* Afval moet naar de betreffende containers bij het piohok gebracht worden. Papier, plastic, glas en rest afval liefst gescheiden. Hiervoor zijn containers bij de laden en lossen op de parkeerplaats bij de receptie;
* De plek die gebruikt is voor je tent of kampement moet zondag bij vertrek vrij zijn van afval én brandhout. Overgebleven brandhout (ook als het voor een klein deel verbrand is bv), moet terug worden gelegd in het houthok en mag niet in een bosrand of in het bos worden gegooid;
* Indien je een vuurplaatse hebt gebruikt, moet de as worden verzameld en op de aangewezen plek bij het karrenhok weggegooid worden;
* Indien je een vuurton en/of onderstel hebt gebruikt, moet deze terug gebracht worden naar het karrenhok. Let wel, als je een vaste vuurplaats hebt gebruikt, mag het onderstel daar blijven staan;
* Piohout moet terug gebracht worden naar het piohok, of in overleg met de opbouwcoördinator naar een ophaal plaats gebracht worden zodat het met de tractor mee kan - zie ook boven voor het gebruik van piohout;
* Voor vertrek moet het terrein gecontroleerd zijn door iemand van de organisatie;
* Als je voor al het bovenstaande zorg hebt gedragen, mag je vertrekken.

Het niet netjes naleven van bovenstaande voorwaarden kan betekenen dat een kampaanvraag een volgende keer niet goedgekeurd word.

We hopen op jullie medewerking met bovenstaande punten, zodat we er samen weer een tof evenement van kunnen maken!