Dispositions générales - Evénement culturel à but non-lucratif BDFIL engage chaque année, pour ses 5 jours d’exploitation plus de 140 bénévoles de tous les âges (dès 16 ans). Leur activité se répartit en différents secteurs. Ces secteurs sont chapeautés et organisés par des responsables elles/eux-mêmes bénévoles. L’engagement est volontaire. Il se destine à la meilleure organisation possible du festival comme à l’objectif simple de faire plaisir et de se faire plaisir.

Organisation - Chaque bénévole inscrit-e recevra, d’ici mi-août, les informations sur le secteur dans lequel il/elle est engagé/e ainsi que le nom et le contact de sa/son responsable. Elle/il recevra ensuite, dès début septembre et au plus tard une semaine avant le début du festival, un planning horaire correspondant aux disponibilités indiquées sur son formulaire d’inscription. Si lesdites disponibilités devaient changer dans l’intervalle, merci de nous prévenir au plus vite.

Horaires de travail - Les horaires de travail sont définis par le/la responsable de secteur. Il/Elle les organise au mieux en fonction des possibilités de ses effectifs, du besoin de pauses et du meilleur confort de tous. Les horaires varient entre 5 heures et 8 heures de travail par jour (hors pauses).
Chaque bénévole est prié de se présenter au festival vingt minutes au minimum (prévoir une demi-heure le premier jour) avant le début de son activité, au bureau des Bénévoles (lieu à définir). Il/Elle s’engage, par équité envers les autres bénévoles, à respecter les horaires fixés et à avertir son/sa responsable de tout empêchement ou retard.

Prestations de base - Chaque bénévole reçoit :
• 1 badge personnel pour une libre circulation dans l’ensemble du festival
• 1 à 3 t-shirts (selon le nombre de jours de travail)
• 1 bon de réduction de 20% valable durant les 5 jours à la librairie du festival
• Un accès pour un-e accompagnant-e à la soirée d’ouverture du festival du jeudi 12 septembre

Prestations journalières - Chaque bénévole reçoit pour chaque jour de travail :
• Le repas de midi
• 3 bons boissons (valable pour minérales, cafés ou bière à la pression) à échanger au(x) bar(s) du festival
• 1 invitation BDFIL (valable 1 jour, valeur CHF 15.-)
• 1 cadeau

Prestations hors festival - Les bénévoles travaillant à la diffusion des supports promotionnels disposent de prestations particulières, non-identiques à celles proposées durant le festival.

Particularités liées aux secteurs - Certains secteurs (caisses-informations, accréditations, etc.) nécessitent une formation ou une expérience particulière. La collaboration à ces secteurs est à ce titre prioritairement attribuée aux personnes ayant déjà œuvré pour le festival ou présentes sur la durée du festival (au minimum 3 jours). Les personnes travaillant au bar peuvent être amenées à travailler dès le mercredi soir.

Information - Une séance générale d’information et de préparation aura lieu le mercredi 19 août dès 18h00 à Lausanne. Vous recevrez une invitation en temps utile. Merci de réserver cette date et de participer à cette séance, ce même si vous avez déjà travaillé pour le festival. Certain-e-s responsables peuvent, au-delà de cette séance d’information, organiser des séances particulières de préparation liée à leurs secteurs. Merci d’y réserver bon accueil.

Parking – Nous vous recommandons de vous rendre au festival en transports publics. Il ne nous est malheureusement pas possible d’assurer la mise à disposition de places de parc.

Sortie de remerciement des bénévoles - une soirée des bénévoles sera organisée à la suite du festival. Vous recevrez les informations à ce sujet en temps utile.

Newsletter - Chaque bénévole est automatiquement inscrit-e à la newsletter de BDFIL. Il lui est possible, en tout temps, de se désinscrire.

Sondage et attestation - Chaque bénévole est invité-e à compléter un sondage d’appréciation au terme de son engagement. Merci d’y réserver bon accueil. Nous réalisons volontiers, sur demande, une attestation relative à votre travail de bénévole.

Mais encore… BDFIL reçoit chaque année force de compliments sur la qualité d’accueil de ses bénévoles. Afin de préserver cette dynamique, nous nous réservons la possibilité de renoncer à la collaboration de tout bénévole dont le comportement pourrait s’avérer inapproprié.

Pour tout renseignement complémentaire n’hésitez pas à contacter Marion Lafarge, en charge de l’administration du festival, au 021 312 78 10 ou par e-mail à : info@bdfil.ch