Le présent formulaire constitue un contrat qui lie l’exposant et l’AIMQ.
L'exposant s’engage, sur réception de la facture (« net 30 jours »), à payer le montant faisant l’objet de l’option forfaitaire sélectionnée ci-haut.
Un montant d’intérêts calculé à un taux mensuel de 1% par mois à compter de la date de facturation est applicable à tout solde impayé après la date de facturation.
Un frais administratif est également exigible advenant une annulation de réservation de kiosque selon les modalités suivantes : 15% de frais si annulation 41 jours ouvrables ou plus avant l'événement, 40% de frais si annulation entre 31 et 40 jours ouvrables avant l'événement, 75% de frais si annulation entre 21 et 30 jours ouvrables avant l'événement, 100% de frais si annulation 20 jours ouvrables ou moins avant l'événement (incluant le cas où l’exposant ne se présente pas à l'événement).
L'exposant assume la pleine et entière responsabilité découlant de l’occupation de l'espace loué (kiosque) y compris l’exercice de toute activité pouvant en découler dont son organisation, sa gestion et son utilisation. L'AIMQ n'assume aucune responsabilité pour tout préjudice (matériel, corporel ou autre) pouvant découler d’une telle occupation, notamment, en cas de vol, d’incendie, de vandalisme, d’interruption d’électricité, de panne informatique et de tout autre événement similaire.
L’exposant reconnaît et convient que l'AIMQ n’assume aucune responsabilité en ce qui a trait aux déclarations ou garanties données par l’exposant au public relativement à ses produits ou services ou en ce qui a trait aux opérations, transactions ou ententes intervenues entre l’exposant et le public, y compris tout préjudice (matériel, corporel ou autre) pouvant en découler.
L’exposant s’engage à tenir l'AIMQ indemne de tout dommage, de frais ou de toute responsabilité envers une personne, quelle qu’elle soit, ou relativement à celle-ci, découlant de l’occupation de l'espace loué par l’exposant ou de toute chose relative à cette occupation ou aux activités de l’exposant, ses préposés, représentants ou employés, dans le cadre de cette occupation, que ces activités aient lieu dans l’espace loué, le bâtiment ou ailleurs.
L’exposant s’engage à ne pas organiser d’activité avec les participants à l’événement en même temps que les conférences et activités prévues à l’événement.
L’exposant s’engage à souscrire, au moment du paiement, une assurance de responsabilité civile générale comprenant une limite de garantie minimale de deux millions de dollars (2 000 000 $) par sinistre et incluant une clause de recours entre coassurés.
L’exposant s’engage à communiquer, par courriel, à l'AIMQ (adresse courriel :
exposants@aimq.net) l’attestation (certificat) d’assurance découlant de la souscription ci-haut mentionnée et dont le libellé devra être approprié (ex. : la présence de la désignation de l'AIMQ comme assurée additionnelle pour toutes les activités découlant de la participation de l’exposant à l’événement). A défaut de recevoir une telle attestation d’assurance dans le délai y indiqué ou à défaut d’en recevoir une dont le libellé ne protège pas les intérêts de l’AIMQ, l’AIMQ se réserve le droit de résilier unilatéralement le présent contrat.
Advenant le cas où, après avoir communiqué l’attestation d’assurance mentionnée au paragraphe précédent à l’AIMQ, l’exposant reçoit, par son assureur ou un représentant dûment autorisé de celui-ci, un avis de résiliation ou de modification lié à son contrat assurance de responsabilité civile générale, il s’engage, sans délai, à le communiquer par courriel à l'AIMQ (adresse courriel :
exposants@aimq.net). À défaut, l’AIMQ se réserve le droit de résilier unilatéralement le présent contrat.
À moins d’obtenir le consentement écrit préalable de l'AIMQ dans un délai raisonnable avant la tenue de l’événement, l'exposant ne peut céder à un tiers aucun droit faisant l’objet du présent contrat, incluant, sans limitation, tout droit relatif à l'espace d'exposition et aux laissez-passer.
L'exposant s’engage à communiquer, par courriel, à l'AIMQ (adresse courriel :
exposants@aimq.net), les restrictions alimentaires de ses représentants au plus tard 60 jours avant la tenue de l'événement. L'AIMQ veillera, en collaboration avec l’établissement hôtelier, à prendre les mesures appropriées pour les satisfaire. Cependant, l’AIMQ n’assume aucune responsabilité résultant du défaut de les prendre ni pour toute allergie, intoxication ou autres réactions alimentaires néfastes pouvant en découler. Advenant la prise de toute mesure relative aux restrictions alimentaires des représentants de l’exposant, l’AIMQ n’en assume également aucune responsabilité ni pour toute allergie, intoxication ou autre réaction alimentaire néfaste pouvant en découler.
L’exposant reconnaît que l’AIMQ ne peut lui garantir l’un des choix du numéro de kiosque mentionné aux présentes puisque l’attribution des kiosques se fait en fonction de l’ordre de la réception des paiements. Si elle ne peut satisfaire les choix de kiosque de l’exposant mentionnés aux présentes, l’AIMQ s’engage à communiquer avec son représentant pour trouver un numéro de kiosque alternatif en fonction des disponibilités. L’AIMQ n’assume donc aucune responsabilité quant au kiosque qui sera éventuellement attribué à l’exposant.
L'exposant reconnaît l'exactitude des renseignements faisant l’objet du présent contrat. Advenant toute demande de modification au présent contrat dont il est l’initiateur, il reconnaît également s’engager à acquitter un frais administratif au montant de 50 $ plus les taxes applicables.
L'exposant s'engage a respecter les règles sanitaires en vigueur lors de l’évènement.
L'exposant s’engage à communiquer par courriel à l'AIMQ (adresse courriel :
exposants@aimq.net), le présent formulaire.
