Gestión Administrativa y Financiera

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Institución Educativa La Paz

Proceso: Apoyo a la Gestión Académica

Componente: Proceso de Matrícula *

1. EXISTENCIA: El proceso de matrícula se desarrolla según los criterios adoptados por cada una de las sedes.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con una política para desarrollar el proceso de matrícula que garantiza su agilidad y coherencia con los lineamientos nacionales y locales.

3. APROPIACIÓN: La institución cuenta con un proceso de matrícula ágil y oportuno que tiene en cuenta las necesidades de los estudiantes y los padres de familia, y que es reconocido por la comunidad educativa.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución hace evaluaciones periódicas sobre la satisfacción de de las familias y los estudiantes en relación con el proceso de matrícula y propicia el mejoramiento del mismo.

Componente: Archivo Académico *

1. EXISTENCIA: La información académica de los estudiantes está organizada en archivo en algunas sedes, según criterios diferentes.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con un sistema de archivo organizado donde se integra la información histórica de los estudiantes de todas las sedes.

3. APROPIACIÓN: La institución tiene un sistema de archivo que le permite disponer de la información de los estudiantes de todas las sedes, así como expedir constancias y certificados de manera ágil, confiable y oportuna.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa periódicamente la calidad y disponibilidad del archivo académico y ajusta y mejora este sistema.

Componente: Boletines de Calificaciones *

1. EXISTENCIA: La expedición de boletines de calificaciones presenta en ocasiones inconsistencias e irregularidades. No hay un sistema unificado para todas las sedes.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con una política unificada para administrar la expedición de boletines de calificaciones en todas sus sedes.

3. APROPIACIÓN: La institución dispone de un sistema ágil y oportuno para la expedición de boletines de calificaciones y cuenta con los sistemas de control necesarios para garantizar la consistencia de la información.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa periódicamente el sistema de expedición de boletines de calificaciones e implementa acciones para ajustarlo y mejorarlo.

Proceso: Administración de la planta física y de los recursos

Componente: Mantenimiento de la Planta Física *

1. EXISTENCIA: El mantenimiento de la planta física se realiza ocasionalmente, sin obedecer a una planeación sistemática.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de su planta física.

3. APROPIACIÓN: La institución asegura los recursos para cumplir el programa de mantenimiento de su planta física.

4: MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa periódicamente el programa de mantenimiento de su planta física y realiza los ajustes pertinentes.

Componente: Programas para la adecuación y embellecimiento de la planta física *

1. EXISTENCIA: La institución realiza actividades aisladas y ocasionales de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de su planta física, y recibe apoyos puntuales de la comunidad educativa para realizarlas.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con un programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de su planta física, y éste cuenta con la ayuda de la comunidad educativa.

3. APROPIACIÓN: El programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de la planta física se lleva a cabo periódicamente y cuenta con la participación de los diferentes estamentos de la comunidad educativa.

4: MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa periódicamente su programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de su planta física y los resultados propician acciones de mejoramiento.

Componente: Seguimiento al uso de los espacios *

1. EXISTENCIA: La institución tiene algunos registros sobre la manera cómo se están utilizando los espacios físicos, pero éstos son esporádicos y no están sistematizados.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con un sistema de registro y seguimiento al uso de los espacios físicos.

3. APROPIACIÓN: La institución realiza una programación coherente de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de sus espacios físicos, basada en indicadores de utilización de los mismos.

4: MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa periódicamente el plan de uso de cada uno de sus espacios físicos y diseña acciones para optimizarlos.

Componente: Adquisición de los recursos para el aprendizaje *

1. EXISTENCIA: En los procesos de adquisición de los recursos para el aprendizaje (computadores, laborato- rios, bibliotecas, etc.) priman los intereses aislados de algunos docentes o los criterios de la administración municipal.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con un plan para la adquisición de los recursos para el aprendizaje que consulta las demandas de su direccionamiento estratégico y las necesidades de los docentes y estudiantes.

3. APROPIACIÓN: La institución tiene un plan para adquisición de los recursos para el aprendizaje que garantiza la disponibilidad oportuna de los mismos dirigidos a prevenir las barreras y potenciar la participación de todos los estudiantes, en concordancia con el direccionamiento estratégico y las necesidades de los docentes y estudiantes.

4: MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución evalúa periódicamente la disponibilidad y calidad de los recursos para el aprendizaje y realiza ajustes a su plan de adquisiciones.

Componente: Suministros y dotación *

1. EXISTENCIA: La adquisición de los suministros se realiza en el momento en que se presentan las necesidades; no hay un plan que oriente esa actividad.

2. PERTINENCIA: La institución tiene un proceso establecido para garantizar la adquisición y la distribución oportuna de los suministros necesarios (papel, materiales de laboratorio, marcadores, etc.).

3. APROPIACIÓN: El proceso para determinar las necesidades de adquisición de suministro de insumos, recursos y mantenimiento de los mismos, es participativo, se hace oportunamente y está articulado con la propuesta pedagógica de la institución.

4: MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa periódicamente su proceso de adquisición y suministro de insumos en función de la propuesta pedagógica, y efectúa los ajustes necesarios para mejorarlo.

Componente: Mantenimiento de equipos y recursos para el aprendizaje *

1. EXISTENCIA: El mantenimiento de los equipos y otros recursos para el aprendizaje sólo se realiza cuando éstos sufren algún daño. Los manuales de los equipos no están disponibles para los usuarios.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje y, en caso de requerirse, éste se hace oportunamente. Además, los manuales de los equipos están disponibles.

3. APROPIACIÓN: El programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje se cumple adecuadamente; con ello se garantiza su estado óptimo. Además, los manuales de uso están disponibles cuando se requieran.

4: MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa periódicamente su programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje, y tiene en cuenta el grado de satisfacción de los usuarios para realizar ajustes al mismo.

Componente: Seguridad y protección *

1. EXISTENCIA: La institución tiene una aproximación parcial a su panorama de riesgos, y aplicación de protocolos de bioseguridad o se encuentra en apenas en proceso de iniciar el levantamiento.

2. PERTINENCIA: La institución ha levantado el panorama completo de los riesgos físicos y la logística para la aplicación de protocolos de bioseguridad.

3. APROPIACIÓN: La comunidad educativa conoce y adopta las medidas preventivas derivadas del conocimiento cabal del panorama de riesgos y la logística para la aplicación de protocolos de bioseguridad

4: MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y actualiza periódicamente el panorama de riesgos y la logística para la aplicación de protocolos de bioseguridad

Proceso: Administración de servicios complementarios

Componente: Servicios de restaurante, cafetería y psicología. *

1. EXISTENCIA: ELa institución ofrece algunos servicios complementarios esporádicamente y su cobertura es insuficiente.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con programas definidos para algunos servicios complementarios, y los presta con la calidad y la regularidad necesarias para atender los requerimientos del estudiantado. Además, hay una articulación con la oferta externa.

3. APROPIACIÓN: Los servicios complementarios y recursos que ofrece la comunidad y los Establecimientos Educativos, se distribuyen de forma equitativa, se ofrecen oportunamente teniendo en cuenta la calidad requerida . Cada sede tiene programas sensibles a las demandas de los estudiantes, y la institución cuenta con el apoyo de otras entidades para su prestación.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa periódicamente la cobertura, calidad y oportunidad de los servicios complementarios y recursos y promueve acciones correctivas en función de las necesidades del estudiantado.

Componente: Apoyo a estudiantes con bajo desempeño académico o con dificultades de interacción. *

1. EXISTENCIA: La institución ofrece apoyos puntuales a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción de acuerdo con sus requerimientos. No hay una estrategia articulada para atender a esta población.

2. PERTINENCIA: La institución tiene una estrategia definida para prestar apoyos pertinentes a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción, pero esta no es conocida ni aplicada por todos.

3. APROPIACIÓN: La estrategia para apoyar a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción, es aplicada en todas las sedes y es conocida por toda la comunidad educativa. Además, está articulada con los servicios prestados por otras entidades o profesionales de apoyo.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución evalúa periódica y sistemáticamente la estrategia de apoyo a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción y adelanta acciones correctivas y de gestión para mejorarla.

Proceso: Talento Humano

Componente: Perfiles *

1. EXISTENCIA: La institución cuenta con perfiles poco específicos que no orientan con claridad el proceso de selección o solicitud de personal.

2. PERTINENCIA: Los perfiles se encuentran bien definidos, son coherentes con el PEI y con la normatividad vigente; sin embargo, no son tenidos en cuenta en los procesos de selección, solicitud e inducción del personal.

3. APROPIACIÓN: Los perfiles con que cuenta la institución se usan para la toma de decisiones de personal y son coherentes con su estructura organizativa. Además, su uso en procesos de selección, solicitud e inducción del personal facilita el desempeño de las personas que se vinculan laboralmente a la institución.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa continuamente la definición de los perfiles y su uso en los procesos de selección, solicitud e inducción del personal, en función del plan de mejoramiento y de sus necesidades.

Componente: Inducción *

1. EXISTENCIA: La institución realiza actividades de inducción con los docentes y administrativos nuevos, pero éstas no son sistemáticas y obedecen a iniciativas individuales, de áreas o de sedes.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con una estrategia organizada de inducción de docentes y administrativos nuevos, pero no se dan a conocer el PEI ni el plan de mejoramiento.

3. APROPIACIÓN: La institución tiene una estrategia organizada para la inducción y la acogida del personal nuevo, que incluye el análisis del PEI y del plan de mejoramiento. Además, realiza la reinducción del antiguo en lo relacionado con aspectos institucionales, pedagógicos y disciplinares.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa periódicamente su estrategia de inducción y reinducción del personal, y realiza los ajustes pertinentes para que ésta se adecue al PEI y al plan de mejoramiento.

Componente: Formación y capacitación *

1. EXISTENCIA: La formación y la capacitación son asumidas como un asunto de interés particular de cada docente. La institución acepta procesos de formación sin evaluar su pertinencia con respecto al PEI o sus necesidades.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con lineamientos que permiten que sus integrantes opten por procesos de formación en coherencia con el PEI y con las necesidades detectadas.

3. APROPIACIÓN: La institución tiene un programa de formación que responde a problemas identificados y demandas específicas; existen criterios claros para valorar la oferta externa y se cuenta con destinación de recursos para adelantar procesos internos de capacitación.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa continuamente su programa de formación y capacitación en función de su incidencia en el mejoramiento de los procesos de enseñanza y aprendizaje y en el desarrollo institucional.

Componente: Asignación académica *

1. EXISTENCIA: La institución cuenta con criterios explícitos para la asignación académica de los docentes; sin embargo éstos no son tenidos en cuenta a la hora de realizar dicha asignación.

2. PERTINENCIA: La institución tiene un proceso establecido para elaborar los horarios y realizar la asignación académica de los docentes, pero éste solamente se aplica en algunas sedes o niveles, y no siempre es equitativo.

3. APROPIACIÓN: La institución cuenta con procesos explícitos para elaborar los horarios y los criterios para realizar la asignación académica de los docentes, y éstos se cumplen.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa continuamente sus criterios de asignación académica de los docentes y realiza los ajustes pertinentes a los mismos.

Componente: Pertenencia del personal vinculado *

1. EXISTENCIA: El personal vinculado se identifica solamente con algunos aspectos de la misma, y ello genera indiferencia hacia la institución.

2. PERTINENCIA: Una parte importante del personal vinculado a la institución comparte la filosofía, principios, valores y objetivos y dedica algún tiempo a la realización de actividades relacionadas con estos aspectos.

3. APROPIACIÓN: El personal vinculado está identificado con la institución: comparte la filosofía, principios, valores y objetivos, y está dispuesto a realizar actividades complementarias que sean necesarias para cualificar su labor.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa permanentemente si el personal vinculado está identificado con su filosofía, principios, valores y objetivos, y toma medidas pertinentes para lograr que todos se sientan parte de la misma.

Componente: Evaluación del desempeño *

1. EXISTENCIA: La institución realiza evaluaciones de desempeño de docentes, directivos y personal administrativo de forma esporádica y sin contar con un modelo evaluativo para este propósito.

2. PERTINENCIA: La institución ha implementado un proceso de evaluación de desempeño para docentes, directivos y personal administrativo que indaga los diferentes aspectos en el desarrollo del cargo. Este proceso cuenta con indicadores y referentes claros que están en concordancia con la normatividad vigente, y son conocidos por todos.

3. APROPIACIÓN: El proceso de evaluación de docentes, directivos y personal administrativo permite la implementación de acciones de mejoramiento y de desarrollo profesional. Además, es conocido por la comunidad y cuenta con un respaldo amplio de los miembros de la institución.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa continuamente el proceso de evaluación de docentes, directivos y personal administrativo, así como los resultados de las acciones de mejoramiento, con el fin de ajustarlos y crear nuevos planes de incentivos, apoyo a la investigación, divulgación de buenas prácticas, etc.

Componente: Estímulos *

1. EXISTENCIA: La institución realiza algunas actividades de reconocimiento al personal vinculado, de acuerdo con iniciativas aisladas de sedes, niveles o grados.

2. PERTINENCIA: La institución ha definido una estrategia de reconocimiento al personal vinculado, pero ésta no siempre es llevada a la práctica.

3. APROPIACIÓN: La estrategia de reconocimiento al personal vinculado es aplicada cabalmente y es parte fundamental de la cultura institucional.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y valora continuamente su estrategia de reconocimiento al personal vinculado y realiza los ajustes pertinentes.

Componente: Apoyo a la investigación *

1. EXISTENCIA: La investigación en la institución se encuentra en estado incipiente; carece de apoyo y seguimiento a las iniciativas de los docentes.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con una política de apoyo a la investigación y a la producción de materiales relacionados con la misma; además se han definido temas y áreas de interés en concordancia con el PEI.

3. APROPIACIÓN: La institución cuenta con una política de investigaciones y ha desarrollado planes para la divulgación del conocimiento generado entre sus miembros.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución discute y perfecciona sus planes de investigación y busca fuentes de financiación que permitan su realización.

Componente: Bienestar del talento humano *

1. EXISTENCIA: La institución realiza esporádicamente algunas actividades orientadas a la integración y bienestar del personal vinculado.

2. PERTINENCIA: La institución ha definido un programa de bienestar del personal vinculado, pero éste no se cumple totalmente o no abarca a todas las sedes, niveles o grados.

3. APROPIACIÓN: La institución cuenta con un programa de bienestar del personal vinculado que se cumple en su totalidad. Además, es conocido y aceptado por la comunidad educativa desde una perspectiva de equidad.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y evalúa continuamente su programa de bienestar del personal vinculado y los ajusta de acuerdo con los resultados obtenidos y las nuevas necesidades.

Proceso: Apoyo financiero y contable

Componente: Presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos (FSE) *

1. EXISTENCIA: El presupuesto de la institución es un agregado de ingresos y gastos que no tiene relación con las prioridades. No hay mecanismos de planeación financiera.

2. PERTINENCIA: La elaboración del presupuesto se hace teniendo en cuenta las necesidades de las sedes y niveles, y toma como referentes el Plan Operativo Anual, el PEI, el plan de mejoramiento y la normatividad vigente.

3. APROPIACIÓN: Existen procedimientos establecidos para que las sedes y los niveles puedan elaborar el presupuesto de forma acorde con las actividades y metas establecidas en el Plan Operativo Anual. Además, el plan de ingresos y egresos está relacionado con los flujos de caja. El presupuesto es un instrumento de planeación y gestión financiera que opera coherentemente con otros procesos institucionales.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución evalúa periódicamente los procedimientos para la elaboración del presupuesto, de manera que se logre coordinar las necesidades de las distintas sedes y niveles. Asimismo, realiza análisis financieros y proyecciones presupuestales para la planeación y gestión institucional.

Componente: Contabilidad *

1. EXISTENCIA: La institución lleva registros contables de algunas actividades, pero éstos se hacen de forma desorganizada y sin la totalidad de los soportes respectivos.

2. PERTINENCIA: La contabilidad de la institución se organiza de acuerdo con los requisitos reglamentarios y discrimina claramente los servicios prestados. Sin embargo, su uso se limita a la elaboración de informes para los organismos de control, de modo que no se cuenta con esta información como instrumento de análisis financiero.

3. APROPIACIÓN: La contabilidad está disponible de manera oportuna y los informes financieros permiten realizar un control efectivo del presupuesto y del plan de ingresos y gastos.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La contabilidad tiene todos sus soportes; los informes financieros se elaboran y se presentan dentro de los plazos establecidos por las normas y se usan para el control financiero y para la toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo. Sus resultados aportan información para ajustar los planes de mejoramiento.

Componente: Ingresos y gastos *

1. EXISTENCIA: La institución ha definido algunas actividades para el recaudo de ingresos y el desembolso de egresos, pero los registros pueden presentar inconsistencias con respecto al plan de ingresos y gastos estipulado.

2. PERTINENCIA: La institución cuenta con procesos para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos. Los registros son consistentes y coinciden plenamente con el plan de ingresos y gastos estipulado.

3. APROPIACIÓN: Hay procesos claros para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos, y éstos son conocidos por la comunidad. Además, su funcionamiento es coherente con la planeación financiera de la institución.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: Hay seguimiento y evaluación de los procesos de recaudo de ingresos y de realización de los gastos; dicha información retroalimenta la planeación financiera y apoya la toma de decisiones.

Componente: Control fiscal *

1. EXISTENCIA: Los informes financieros presentados por la institución a las autoridades competentes no siempre se hacen de manera oportuna y no son conocidos por la comunidad educativa.

2. PERTINENCIA: La institución presenta los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna, y también los da a conocer a la comunidad educativa. Sin embargo, no los utiliza para apoyar la toma de decisiones.

3. APROPIACIÓN: La institución presenta los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. Éstos son parte del proceso de control interno y sirven para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos.

4. MEJORAMIENTO CONTINUO: La institución revisa y hace seguimiento a los resultados de los informes financieros, para que éstos sean un elemento clave en el momento de planear las acciones, tomar decisiones y evaluar los resultados de las mismas.

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