Turnausjärjestämisen sujuvuuden lisäämiseksi työstetään turnausjärjestäjän muistilista/ohjekirja, mihin kerätään samaan tiedostoon kaikki oleellinen tieto järjestämiseen liittyen.
Järjestäjähaku on auki 28.2. asti. Tämän jälkeen hakua jatketaan tarvittaessa niiden tapahtumien osalta, joihin ei saatu sopivaa järjestäjää tai turnaukset päätetään olla järjestämättä.
TURNAUSJÄRJESTÄMISEN KORVAUKSET:
SM-tourit* (myös juniorit)
- Toimitsijakorvaus 15 €/peli
- Järjestäjäkorvaus 160 €/turnaus (vkl) tai 100 €/yhden päivän turnaus
- Yhteensä siis pelien määrä*15 €+160 € tai 100 €
- Arvioitu kenttätarve aikuisten turnauksiin 2-3 ultimatekenttää ja junioreiden turnaukseen yksi jalkapallokenttä (voidaan jakaa kahdeksi kentäksi) la klo 9-21 ja su 9-19
*Vuonna 2023 mixed-SM pelataan osana SM-viikkoa. Mixed-SM käytännön järjestelyistä tiedotetaan myöhemmin.
Beach mixed-SM+HBU
- SM-sarjan osalta toimitsijakorvaus 15 €/peli (SM-sarja voidaan myös toteuttaa kevyemmällä toimitsijamallilla, jolloin toimitsijat järjestäjän puolesta päivän ensimmäisiin ja viimeisiin peleihin, muut pelit kotijoukkueen vastuulla. Tällöin ei tietenkään makseta järjestäjälle toimitsijakorvausta näistä peleistä).
- Järjestäjäkorvaus 500 € (sisältää kummankin sarjan toteutuksen)
- Yhteensä siis 500 €+SM-sarjan pelien määrä*15 €
- Jos kevyempi versio SM-sarjasta, niin silloin 500 €+ päivän ensimmäisten ja viimeisten otteluiden toimitsijakorvaus
- Jos vain HBU, niin korvaus 400 €
HiCup ja harrasteturnaukset
- Järjestäjäkorvaus 200 €
- Päivän ensimmäisen ja viimeisen ottelun toimitseminen järjestäjän vastuulla, muissa peleissä pelaavien joukkueiden
- Peleistä ei tarvitse pitää virallista pöytäkirjaa, vaan pisteiden kirjaaminen riittää
- HUOM! Peliformaatin ja aikataulun laatiminen järjestäjän vastuulla
- Vähintään yksi jalkapallokenttä, mihin mahtuisi kaksi noin 25x75 metrin kenttää
- La 9-21 ja su 9-19
SM-finaalit
- Järjestäjäkorvaus 400 €
- Mahdollinen lisäkorvaus striimistä sovitaan erikseen ( vuonna 2022 lisäkorvaus oli 350 €)
- Yksi kenttä noin 10 h varaus
Liitto korvaa kaikkien yllämainittujen turnausten kenttäkulut järjestävälle seuralle.
-----------------------------------------------------
JÄRJESTÄVÄN SEURAN / JOUKKUEEN VASTUUALUEET:
- Turnausvastaavan nimeäminen (yhteyshenkilö liiton suuntaan)
- Kentän varaaminen (myös turhien tuntien peruminen) ja lisäpalveluiden koordinointi kenttämestarin/liikuntatoimen kanssa (mm. kenttäviivojen maalaaminen, pukuhuoneiden aukiolo ja tarvittaessa striimausolosuhteet SM-turnauksiin)
- Mikäli kenttä on liiton varaama, turnausjärjestäjän vastuulla on samat vastuut kuin seuran varaamassa kentässä (katso ylempää)
- Facebook-tapahtuman luominen viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa ja päivittäminen
- Ilmoittautumislomakkeen luominen ja julkaisu*
- Seedauksen, peliformaatin ja otteluaikataulujen tekeminen (pohjat olemassa)*
- Turnaukseen osallistuvien joukkueiden tiedottaminen käytännön asioista (mm. kierrätys)
- Turnausvälineiden pyytäminen lainaan liitolta (jos seuralla ei ole esim. muovikartioita tai pistetauluja)
- Ottelupöytäkirjojen tulostaminen
- Turnauksen aikaiset järjestelyt
- Vähintään pullojen/tölkkien ja biojätteen kerääminen erikseen sekajätteestä sekä toimittaminen
kierrätyspisteelle tapahtuman jälkeen (Ympäristösuunnitelma)
- Kenttien valmistelu ja purku
- Otteluiden toimitseminen**
- Mvp-pelaajan valinta***
- Palkintojenjako***
- Ruokailu (mikläli riittävästi halukkaita) ja iltabileet****
- Nettisivujen päivitys**** (vain HBU)
- Löytötavaroiden kerääminen ja toimittaminen liiton turnausrinkkaan
- Mahdollinen tilavaraukseen kuuluva siivous
- Turnausennakon kirjoittaminen Ultimate.fihin viimeistään päivää ennen turnausta
- Turnausraportin kirjoittaminen Ultimate.fihin viimeistään kahden päivän sisällä turnauksen päättymisestä
- Tilavuokran ja järjestäjäkorvauksen laskuttaminen liitolta viimeistään saman vuoden marraskuussa
- Finaalitapahtumassa lisäksi kenttäkuulutukset
JÄRJESTÄVÄN SEURAN / JOUKKUEEN VAPAAEHTOISET LISÄVASTUUT:
- Kioskin pitäminen tai lounaan järjestäminen
- Tapahtuman lisämarkkinointi (esim. juttu paikallislehteen)
- Kuulutukset / musiikki ja muu tunnelmanluonti
- Striimi
*naisten, avoimen ja junioreiden SM-sarjassa sekä mixed-SM-turnauksessa liiton vastuulla
**naisten, avoimen ja junioreiden SM-sarjassa lähtökohtaisesti kaikkien otteluiden toimitseminen, muissa turnauksissa lähtökohtaisesti päivän ensimmäisen ja viimeisen ottelun toimitseminen (osallistuvat joukkueet toimitsevat itse loput ottelut)
***SM-finaalitapahtumassa, beach mixed-SM turnauksessa ja HBU:ssa pakollinen, muissa tapahtumissa vapaaehtoinen.
**** HBU ja finaalitapahtuma
TURNAUSTEN TALOUS
LIITON KATTAMAT KULUT: kenttävuokra + turnaustavarat+ SM-sarjojen viralliset palkinnot
LIITON KERÄÄMÄT TULOT: sarjamaksut
SEURAN VASTUULLA OLEVAT KULUT: yksittäiset vapaaehtoiskorvaukset (esim. kuuluttaja), kioski, EA-tarvikkeet, muut kuin SM-sarjojen viralliset palkinnot, muut kulut
SEURAN TULOT: kioskimyynti, liiton maksama korvaus turnauksen järjestämisestä+toimitsijapalkkiot, (joukkuemaksun hyvitys)
