Virtuaalileirin aikataulussa ei tarvitse varata aikaa leiriläisten saapumiseen ja lähtemiseen kuten perinteisellä leirillä. Toisiinsa tutustumiseen ja leirillä tehtävän työn ja käytössä olevien työkalujen opetteluun kannattaa edelleen varata aikaa. On myös hyvä huomioida esim. eri aikavyöhykkeiltä tulevat leiriläiset ja se, onko leirille mahdollista osallistua samaan aikaan koulun tai työn ohessa.

Viikossa tulisi olla kaksi vapaapäivää saapumis- ja lähtöpäivän lisäksi. Vapaapäivä voi olla viikolla tai viikonloppuna. Jos leiri kestää korkeintaan 5 päivää, ei vapaapäiviä tarvita.

Kuinka monta vapaaehtoista maksimissaan toivotte? Huom. määrään sisältyy kaksi KVT:n leirinvetäjää, eli jos laitat vapaaehtoisten määräksi vaikkapa 10, tällöin KVT pyrkii etsimään 8 kansainvälistä vapaaehtoista ja 2 leirinvetäjää leirille.

Leirin tulisi olla mahdollisimman avoin myös erityisryhmien edustajille, vapaaehtoisille erilaisin rajoittein ja lapsiperheille. Voivatko näiden ryhmien edustajat osallistua leirille? Vapaaehtoiset, joilla on jokin vamma tai rajoite, ovat usein osallistumassa avustajan tai ystävän kanssa. Mikäli leiri on avoin lapsiperheille tai vammaisille vapaaehtoisille, näistä tiedotetaan leirinjärjestäjää aina vapaaehtoisten hakemusten tullessa ja vapaaehtoisten hyväksymisestä päätetään yhdessä (esim. kuinka monta erityisryhmien edustajaa leirille voidaan ottaa).

Mitä yhdistyksenne tekee? Miten työleiri tukee toimintaanne? Mitä odotatte työleiriltä?

Leirijärjestäjä vastaa leirin työtavoitteista ja niiden saavuttamisesta sekä työnohjauksen järjestämisestä. Työtä on järjestettävä riittävästi, mutta tavoitteista on tarvittaessa pystyttävä myös joustamaan.

Työnohjauksen ja leirinvetäjän yhteyshenkilönä toimimisen kannalta on tärkeää, että leirijärjestäjä on käytettävissä koko leirin ajan ja myös kiinnostunut leirin kulusta ja leiriläisistä.

Suositus päivittäiseksi työajaksi leirillä on 6h/pv, 5 päivää viikossa. Työajasta voidaan poiketa osapuolten yhteisellä suostumuksella. Virtuaalileirillä työaikaa voidaan myös jakaa yhdessä ruudun ääressä tehtävän työn ja vapaaehtoisten yksittäin tekemän (offline) työn kesken.

Leirijärjestäjä vastaa asianmukaisten työvälineiden järjestämisestä leiriläisille. Ota huomioon että verkkotyökalujen käytön ei pidä maksaa vapaaehtoisille ja niiden ei tulisi olla hirveän raskaita käyttää nettiyhteyden varassa.

Leirijärjestäjä on vastuussa työtehtäviin opastamisesta ja tehtävien turvallisesta suorittamisesta (niin verkossa kuin offline) ja mahdollisista suojavälineistä. Leiriläisillä on oikeus kieltäytyä vaaralliseksi katsomastaan työstä.

Vaikka työ onkin leirillä yksi pääasioista, toivomme KVT:llä että leiriläiset saisivat ajastaan leirillä mahdollisimman paljon irti. Sen vuoksi kannustamme järjestämään työn lisäksi ns. opinto-osuuden, erilaisia vapaa-ajan aktiviteetteja sekä tilaisuuden viettää aikaa paikallisten, erityisesti nuorten, seurassa.

Opinto-osuuden kautta vapaaehtoiset voivat oppia lisää leirin teemoista, Suomesta, paikallisesta yhteisöstä tai toisistaan. Opinto-osuuden voi toteuttaa vapaavalintaisella tavalla, esim. vierailun, työpajan, leffaillan, kansainvälisen teemaillan, kilpailun tai keskustelutilaisuuden muodossa. Asiasta voi jutella etukäteen KVT:n tai leirinvetäjien kanssa.

Opinto-osuus (yllä kuvattu) on eri asia kuin KVT:n järjestämä leirivierailu. KVT vierailee jokaisella leirillä kertomassa leiriläisille vapaaehtoistyöleirien tarkoituksesta ja KVT:n toiminnasta sekä varmistaa samalla, että leiriläisten, leirinvetäjien ja leirijärjestäjän kanssa kaikki sujuu hyvin.  Tämä vierailu sovitaan yhdessä leirijärjestäjän ja leirinvetäjien kanssa.

Yhdessä vietettyä vapaa-aikaa ei virtuaalileirillä järjesty ehkä samalla tavoin kuin fyysisellä leirillä, mutta kannustamme virtuaalileirillä kannattaa myös varata aikaa kevyemmälle yhdessä ololle ja toisiinsa tutustumiselle. Tässä voi hyödyntää esimerkiksi erilaisia tauko-ohjelmia ja huolehtimalla, että työn ohessa leiriläisillä on myös kanavia vapaamuotoisempaan keskusteluun.

Virtuaalileirit ja niiden osallistujat eivät kuulu KVT:n kattojärjestön SCI:n tarjoaman vakuutuksen piiriin. KVT ei ole vastuussa leirijärjestäjälle koituvista aineellisista vahingoista ja menetyksistä.

KVT ei vastaa leirin aikana aiheutuneista kuluista kuten ohjelmistotilauksista tai lisensseistä. Vaikka virtuaalileirillä ei tarvitse järjestää leiriläisten majoitusta ja ruokailua, on silti hyvä varautua siihen, että kuluja leiristä voi edelleen tulla.

Sekä leirinjärjestäjä että KVT hyötyvät leirin näkyvyydestä, tämän takia kannatamme lämpimästi leiristä tiedottamista esimerkiksi paikallisille medioille. Muistathan kuitenkin kertoa leiriläisille etukäteen mahdollisista median vierailuista, jos sellaisia on tulossa.
Mikäli jaatte leiristä somepostauksia omilla kanavillanne, kannattaa tägätä myös KVT mukaan, jotta varmasti huomaamme postauksenne ja voimme jakaa niitä myös!

Muistathan, että leiriläisillä on aina oikeus myös kieltäytyä haastatteluista ja kuvattavana olosta. Kuvien ja videoiden tallentamisen ja jakamisen rajat on hyvä keskustella leiriläisten kanssa jo leirin alussa.

Yksittäisten leirien mainostus mahdollisille vapaaehtoisille sekä leirin tarkempi esittely leirille hakeneille vapaaehtoisille on aina helpompaa, mikäli KVT:lla on käytössä kuvia leiripaikasta ja leirillä tehtävästä työstä. Tässä voidaan käyttää esimerkiksi leirijärjestäjän aiemmasta toiminnasta otettuja kuvia.