Henkilötietoja kerätään Vantaan kaupungin maksuttomiin Vantaan harrastamisen Suomen mallin harrastekerhoihin ilmoittautumisia varten ja harrastustoiminnasta tiedottamiseen. Henkilötietojen käsittelyn yleinen edellytys on asiakassuhde (Henkilötietolaki 8§). Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
Ilmoittautumisen yhteydessä luovutetut henkilötiedot kulkevat suojatun yhteyden kautta ja ne käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain harrastuksen järjestäjälle, sen ohjaajille sekä mahdollisille harrastusohjaajien sijaisille ja harrastusavustajille. Harrastusten Vantaan hankepäällikölle ja hankekoordinaattorille luovutetaan hankkeen raportoinnin kannalta oleellisia tietoja, jotka eivät sisällä osallistujien tai huoltajien henkilötietoja. Luovutettuja tietoja ei käytetä tai luovuteta edelleen sivullisille eikä muuhun, kuin yllä mainittuun käyttötarkoitukseen. Informointiasiakirjat henkilötietojen käsittelystä: http://bit.ly/informointiasiakirja