Leirin ensimmäisenä päivänä vapaaehtoiset saapuvat leiripaikalle, yleensä iltapäivällä tai illalla. Ensimmäisenä päivänä ei yleensä tehdä töitä, vaan tutustutaan leiripaikkaan, sen sääntöihin ja muihin vapaaehtoisiin. Mikäli leiripaikka sijaitsee syrjässä tai kaukana juna- ja bussiasemilta tai lentokentiltä, kannattaa todelliset matkustusmahdollisuudet paikalle ottaa huomioon. Erityisesti matkustusmahdollisuudet on huomioitava, mikäli leirin aloituspäiväksi on suunniteltu kesäsunnuntaita.

Leirin viimeinen päivä on myös vapaaehtoisten lähtöpäivä, jolloin ei tehdä töitä. Leiriläiset voivat lähteä eri aikoihin päivän mittaan, riippuen heidän jatkoyhteyksistään. Mikäli lähtöaika määräytyy leiripaikan tai kulkuyhteyksien mukaan, on siitä hyvä tiedottaa mahdollisimman ajoissa etukäteen.

Viikossa tulisi olla kaksi vapaapäivää saapumis- ja lähtöpäivän lisäksi (lyhyempien leirien kohdalla vapaapäivien määrästä voidaan neuvotella). Vapaapäivät voivat olla viikolla tai viikonloppuna, joko peräkkäisinä tai erillisinä päivinä.

Osa KVT:n vapaaehtoisista saattaa olla pitkämatkalaisia, jotka lentoaikataulujen vuoksi saapuvat päivää aiemmin maahan tai lähtevät maasta leirin loppumisen jälkeisenä päivänä. Joskus vapaaehtoiset myös haluaisivat viettää päivän leiripaikalla ennen/jälkeen leirin leväten tulevaa matkaa varten. Jos ylimääräiset yöpymiset leiripaikalla ovat mahdollista toteuttaa, olisi tämä hyvä tietää etukäteen.

Myös leirinvetäjien saapuminen päivää aiemmin voi olla hyvä hetki käydä läpi kasvokkain leirin suunnitelmia, tutustua leiripaikkaan ja tuleviin tehtäviin.

Kuinka monta vapaaehtoista maksimissaan toivotte? Huom. määrään sisältyy kaksi KVT:n leirikoordinaattoria, eli jos laitat vapaaehtoisten määräksi vaikkapa 10, tällöin KVT pyrkii etsimään 8 kansainvälistä vapaaehtoista ja 2 leirikoordinaattoria leirille.

Leirin tulisi olla mahdollisimman avoin myös erityisryhmien edustajille, vapaaehtoisille erilaisin rajoittein ja lapsiperheille. Voivatko näiden ryhmien edustajat osallistua leirille? Vapaaehtoiset, joilla on jokin vamma tai rajoite, ovat usein matkassa avustajan tai ystävän kanssa. Mikäli leiri on avoin lapsiperheille tai vammaisille vapaaehtoisille, näistä tiedotetaan leirinjärjestäjää aina vapaaehtoisten hakemusten tullessa ja vapaaehtoisten hyväksymisestä päätetään yhdessä (esim. kuinka monta erityisryhmien edustajaa leirille voidaan ottaa).

Mitä yhdistyksenne tekee? Miten työleiri tukee toimintaanne? Mitä odotatte työleiriltä?

Leirinjärjestäjä vastaa leirin työtavoitteista ja niiden saavuttamisesta sekä työnohjauksen järjestämisestä. Työtä on järjestettävä riittävästi, mutta tavoitteista on tarvittaessa pystyttävä myös joustamaan.

Työnohjauksen ja leirinvetäjän yhteyshenkilönä toimimisen kannalta on tärkeää, että leirinjärjestäjä on käytettävissä koko leirin ajan ja myös kiinnostunut leirin kulusta ja leiriläisistä.

Suositus päivittäiseksi työajaksi leirillä on 6h/pv, 5 päivää viikossa. Työajasta voidaan poiketa osapuolten yhteisellä suostumuksella.

Leirinjärjestäjä vastaa asianmukaisten työvälineiden järjestämisestä leiriläisille.

Otathan huomioon, että leiriläiset matkustavat usein kevyesti, joten kovin raskaita/tilaavieviä varusteita he eivät välttämättä pysty tuomaan mukanaan.

Leirinjärjestäjä on vastuussa työturvallisuudesta, suojavälineistä ja ensiaputarvikkeista. Leirinjärjestäjä huolehtii työtehtäviin opastamisesta ja tehtävien turvallisesta suorittamisesta. Leiriläisillä on oikeus kieltäytyä vaaralliseksi katsomastaan työstä.

Vaikka työ onkin leirillä yksi pääasioista, toivomme KVT:llä että leiriläiset saisivat ajastaan Suomessa mahdollisimman paljon irti. Sen vuoksi kannustamme leirinjärjestäjää järjestämään työn lisäksi ns. opinto-osuuden, erilaisia vapaa-ajan aktiviteetteja sekä tilaisuuden viettää aikaa paikallisten, erityisesti nuorten, seurassa.

Opinto-osuuden kautta vapaaehtoiset voivat oppia lisää leirin teemoista, Suomesta, paikallisesta yhteisöstä tai toisistaan. Opinto-osuuden voi toteuttaa vapaavalintaisella tavalla - vierailun, työpajan, leffaillan, kansainvälisen teemaillan, mölkkykilpailun tai keskustelutilaisuuden muodossa - tai vaikka työnohessa! Opinto-osuus kannattaa mieluiten järjestää työajan puitteissa, ei vapaa-ajalla. Asiasta voi jutella etukäteen KVT:n tai leirinvetäjien kanssa.

Opinto-osuus (yllä kuvattu) on eri asia kuin KVT:n järjestämä leirivierailu. KVT vierailee jokaisella leirillä kertomassa leiriläisille vapaaehtoistyöleirien tarkoituksesta ja KVT:n toiminnasta sekä varmistaa samalla, että leiriläisten, leirinvetäjien ja leirinjärjestäjän kanssa kaikki sujuu hyvin. Tämä vierailu sovitaan yhdessä leirinjärjestäjän ja leirinvetäjien kanssa.

Leirinjärjestäjä voi suunnitella vapaa-ajan viettoa yhdessä leirinvetäjän kanssa etukäteen tai leiriläisten kanssa leirin aikana. Leirinjärjestäjä ei ole vastuussa leiriläisten vapaa-ajan ohjelmasta, mutta on hyvä, jos leirinjärjestäjä pystyy kertomaan lähialueiden mahdollisuuksista ja auttamaan esimerkiksi kuljetuksen järjestämisessä. Leirinjärjestäjä on hyvin tervetullut myös osallistumaan vapaa-ajan viettoon.

Leirinjärjestäjä huolehtii vapaaehtoisille majoituksen ja ruokailut leirin ajalle. Majoitusjärjestelyt voivat vaihdella paljon leirien välillä, eikä mitään tarkkaa määritelmää majoitukselle ole. Mitä tarkemmin majoitusjärjestelyistä voidaan kertoa leiriläisille etukäteen, sitä tyytyväisempiä leiriläiset yleensä ovat.

KVT:n kautta tulevat 18 - 64-vuotiaat leirinvetäjät ja vapaaehtoiset ovat vakuutettu KVT:n kattojärjestön SCI:n kautta leirin aikana tapahtuvien äkillisten sairastumisten ja tapaturmien varalta. Alle 18-vuotiaista leirin osanottajista vastuu on heidän vanhemmillaan. Vakuutus ei kata leirin toiminnassa mukana olevia ihmisiä, jotka eivät ole hakeneet leirille KVT:n kautta (eli esimerkiksi leirinjärjestäjän omaa väkeä).

KVT ei ole vastuussa leirinjärjestäjälle koituvista aineellisista vahingoista ja menetyksistä. Kattojärjestömme SCI kuitenkin tarjoaa ns. vastuuvakuutuksen (Third Party Liability), joka korvaa KVT:n kautta tulleiden leiriläisten mahdollisesti aiheuttamia vahinkoja. Vakuutuksessa on tietysti joitakin rajoituksia, joten suosittelemme myös omaa vakuutusta leirinjärjestäjälle.

Laitathan meille viestiä, jos teillä on tarkempia kysymyksiä vakuutuksista!

KVT ei vastaa leirin aikana aiheutuneista kuluista kuten kauppamatkoista tai retkistä. Jos leirinvetäjällä on oma auto ja hän ajaa sitä leirin asioissa, tulee käyttökustannusten korvaamisesta sopia leirinjärjestäjän ja leirinvetäjän välillä.

Leirin ruokabudjetiksi suositeltava minimisumma on 10 euroa / päivä leiriläistä kohti. Varsinkin jos työ on hyvin fyysistä ulkotyötä, saattaa ruokaan mennä enemmänkin - parempi siis varata reilusti ruokavaraa!

Sekä leirinjärjestäjä että KVT hyötyvät leirin näkyvyydestä, ja tämän vuoksi kannatamme lämpimästi leiristä tiedottamista esimerkiksi paikallisille medioille. Muistathan kuitenkin kertoa leiriläisille etukäteen mahdollisista median vierailuista, jos sellaisia on tulossa.