Une dizaine de chalets agrémenteront les alentours de la patinoire en proposant des produits de bouche de qualité.

Le Royal Syndicat d’Initiative de Malmedy organise cette année encore, les PLAISIRS GOURMANDS DE NOËL pour proposer à un large public un événement convivial et chaleureux autour des fêtes de fin d’année.

Contact :
Syndicat d’Initiative de Malmedy
Place du Châtelet, 9      
4960 Malmedy
Laura Mélotte
Tél : 080/799 652
Fax : 080/339 222
E-Mail : stagiaire@malmedy.be 
Site internet : www.malmedy-tourisme.be

Les PLAISIRS GOURMANDS DE NOËL seront accessibles aux dates suivantes :

a) La participation à la manifestation est subordonnée à l’acceptation sans réserve du présent règlement. Les exposants retenus s’engagent à être présents pour toute la durée de la période qu’ils ont réservée.

b) L’occupation des chalets est exclusivement réservée aux associations, ASBL, sociétés, organismes et indépendants du secteur des produits de bouche.

c) Afin d’apporter de la diversité et de satisfaire un maximum de candidats, la réservation n’est possible que pour 1 ou 2 week-end(s) maximum. En cas de réservation pour deux week-ends, nous appliquerons une ristourne de 10% sur le prix total de la location.

d) Les demandes de participation seront examinées par l’organisateur qui se réserve le droit de les accepter ou de les refuser en fonction des principaux critères suivants : places disponibles, qualité, originalité et spécificité des produits présentés, ordre chronologique d’arrivée des demandes de participation et ancienneté. L’organisateur se réserve le droit de ne pas accepter le renouvellement d’anciens participants dont la qualité de la participation (qualité des produits, non-respect du règlement, comportements inadéquats, …) est jugée insuffisante, et donc porte nuisance au développement qualitatif de l’événement recherché par les organisateurs.
Toute éventuelle participation est conditionnée chaque année par l’introduction d’une demande de participation, que ce soit pour un nouveau candidat ou pour un ancien participant, les participations n’étant actées par l’organisation que pour l’année de leur acceptation.

e) A cet effet, les candidats sont invités à compléter le formulaire de demande de participation qui sera mis en ligne le jeudi 12 septembre à 10 heures via le lien mentionné dans le mail. La durée de la période d’inscription sera assujettie aux disponibilités.

f) Toutes les candidatures recevront une réponse pour le 30/09. Les candidatures retenues recevront pour confirmation une convention à renvoyer dûment complétée, ainsi qu’un ordre de payement à effectuer impérativement dans les huit jours. Passé ce délai, la demande d’occupation sera automatiquement annulée.

g) L’emplacement qui a été attribué à l’exposant doit être occupé par lui-même et non par un concessionnaire ou sous-locataire. Il est accordé pour le type d’activité et pour la vente des produits indiqués.

L’organisateur s’engage à :

a) mettre à disposition un emplacement à l’exposant (Chalet de 3m/2m),
b) mettre à disposition un parasol de 3 mètres x 3 mètres,
c) fournir un branchement électrique avec un maximum de 10 ampères,
d) organiser la décoration du site,
e) assurer la communication ainsi que la gestion du site,
f) programmer les animations,
g) tenir le site dégagé et éclairé.

L’exposant s’engage à :

a)   gérer, enlever et trier lui-même ses poubelles et déchets,
b)   s’occuper du transport, de la manutention, de l’emballage ou déballage,
c)   fournir les tables mange-debout, les rallonges électriques,
d)   fournir le petit matériel nécessaire à l’installation et à la décoration intérieur du stand.

a) Accueil des exposants : les vendredis 29/11, 6, 12, 20 et le mercredi 25 décembre à partir de 9h00.
b) Les exposants devront avoir terminé leur installation et la mise en place des produits exposés pour l’ouverture de la manifestation à 17h00 (à 14h00 le jeudi 26).
c) Les exposants seront également tenus de respecter les heures d’ouverture et de fermeture selon les horaires définis.
d) La tenue des stands doit être irréprochable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs.
e) Il est interdit de modifier la disposition des emplacements : seuls les organisateurs sont habilités
à le faire si nécessaire.  Le prolongement de votre stand ne pourra se faire qu’à l’aide du parasol mis à votre disposition par les organisateurs.
Un montant de 250,00€ de caution (W-E 1, 2, 3) et de 500,00€ (W-E 4 et 5) (chalet & parasol) vous sera demandé. Les organisateurs se réservent le droit d’appliquer une retenue en tout ou en partie sur cette caution en cas de dégradation du matériel et/ou de non-respect du règlement, en ce y compris le respect des horaires et la présence sur place durant la période retenue.
Toute autre extension (tonnelle, parasol ou autre) est interdite.
Trois tables « mange-debout » maximum pourront être installées (à signaler au préalable). Celles-ci doivent respecter la taille standard (H 115cm max,L/D 85 max) ou être approuvées par le RSI.
f) L’utilisation de système de chauffage électrique n’est pas autorisée.
g) Afin d’éviter les abus perturbants pour les voisins et les visiteurs, l’utilisation d’une sono individuelle n’est pas autorisée. La sono générale sera améliorée de manière à ce que tous les chalets puissent en profiter.
h) L’accès aux issues de secours devra être respecté.
i) Concernant l’utilisation d’appareils de cuisson alimentés au gaz, chaque exploitant est tenu de pouvoir fournir une attestation de conformité délivrée par un organisme de contrôle agréé par le ministère compétent.
j) De plus, chaque exploitant de chalet doit disposer d’un extincteur, et, le cas échéant, en cas d’utilisation de friteuse, d’une couverture extinctrice.
 
      Stationnement des véhicules des exposants :
       Un carton « EXPOSANT PLAISIRS GOURMANDS DE NOËL 2019» sera adressé pour apposition sur le pare-brise du véhicule, en vue du stationnement temporaire à proximité du site pour déchargement et le chargement du matériel.

Les PLAISIRS GOURMANDS DE NOËL seront situés sur la Place Albert 1er à côté de la patinoire.

Pour la décoration, il est suggéré aux exposants de respecter les couleurs des Hivernales de cette année (voir en pièce jointe) et de ne pas hésiter à utiliser, napperons, guirlandes, couronnes, tissus, nœuds, afin de donner le charme voulu

Deux produits de bouche de qualité pourront être proposés à la vente ainsi que deux boissons « spéciales »
En cas de doublon avec d’autres revendeurs, il sera demandé de proposer un autre produit.
Le vin chaud traditionnel sera accepté dans tous les chalets ainsi que d’autres boissons chaudes non alcoolisées (thé, café, chocolat, …) et les softs (eaux, sodas, jus, …). Ces boissons devront également être mentionnées dans la liste des produits proposés.

Il est interdit aux participants de procéder au démontage des étalages, à l’emballage ou à l’enlèvement de leurs produits avant la fermeture.
Une attention particulière sera demandée aux exposants concernant la propreté de leur stand. Ce dernier devra être nettoyé et débarrassé de tout déchet. Des containers spécifiques seront mis à leur disposition.
Avant leur départ, un état des lieux devra obligatoirement être effectué en présence d’un organisateur. Ce dernier devra être averti à temps du moment du départ par chaque occupant.  

Les exposants sont responsables de tous les dégâts occasionnés au matériel lors du transport, de l’installation, du fonctionnement ou de l’enlèvement du dit matériel.
L’organisateur ne répond pas des accidents ou des dommages qui pourraient survenir pour une cause quelconque aux personnes ou aux biens. Par ailleurs, les exposants s’engagent à se conformer à la législation en vigueur en matière de sécurité et, le cas échéant, d’hygiène alimentaire.
L’exposant est tenu de souscrire une assurance couvrant les risques liés à sa participation à la manifestation (couvrant les dommages occasionnés aux matériels et aux personnes).
L’organisateur décline toute responsabilité au sujet de pertes ou dommages qui pourraient être occasionnés aux échantillons et matériels exposés, pour une cause quelconque. L’organisateur ne répond pas non plus des vols commis durant la manifestation.

Le participant s’engage à être conforme dans la présentation de produits dans le cadre des Plaisirs Gourmands de Noël, à la législation en vigueur et assume l’entière responsabilité de ses ventes. L’organisateur décline toute responsabilité relative aux déclarations légales vis-à-vis de l’administration fiscale.
Les exposants s’engagent à assurer un affichage des prix des produits proposés.

Les annulations de la part des exposants ne donneront lieu à aucun remboursement.
Si pour des conditions exceptionnelles, l’organisateur se voyait dans l’obligation d’annuler la manifestation, pour quelques raisons que ce soit, celui-ci s’engage à rembourser le montant des inscriptions aux exposants. Par contre, ceux-ci ne pourront en aucun cas réclamer des indemnités supplémentaires.

L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier à tout moment les installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation, ou gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs.

Le présent règlement a un caractère général et est applicable à tous les exposants.