Toiminnallisella matkailualueella (esim. suuralue, maakunta, seutukunta) on voimassa oleva, yhdessä laadittu, riittävän konkreettinen ja realistinen matkailustrategia tai vähintään yhteiset kehittämisen suuntaviivat.
Sisältää:
- yhteisesti hyväksytyn vision
- alueen matkailun kehittämisen yhteiset tavoitteet
- strategiset toimenpiteet
- työnjaon ja vastuut

Matkailun alueorganisaatio:
- johtaa tai koordinoi matkailun kokonaiskehittämistä alueella
- toimii alueen matkailuyrittäjien ja julkisten matkailutoimijoiden yhteistyöfoorumina ja tiedonvälittäjänä
- toteuttaa ja seuraa alueen matkailustrategian toimeenpanoa
- saa yritykset aidosti sitoutumaan toimintaan
- koordinoi ja kokoaa yhteistyössä yrittäjien kanssa alueen matkailutarjontaa suuremmiksi myyntikelpoisiksi tuotekokonaisuuksiksi
- valmistelee toimenpiteitä avoimesti ja yrityksiä osallistavasti
- suunnittelee, toteuttaa ja johtaa toimenpiteitä tietoon pohjautuen

Yritysten ja muiden matkailutoimijoiden sitoutumista alueorganisaation toimintaa tukee:
- alueorganisaation vahva brändi
- suoraan yrityksen omaa liiketoimintaa ja toimenpiteitä tukeva toiminta
- yhdessä yritysten kanssa määritetyt päälinjaukset, sisältäen yhteistyön hyödyn kirkastamisen
- kumppanuuskriteereiden luominen (esim. tietty laatutaso, Visit Finlandin kriteerien hyödyntäminen, vastuullisen toiminnan vaade)
- avoin osallistava toiminta: valmistelu, päätökset, toteutus, tulosten julkaisu yhdessä kumppanien kanssa valittuja viestintäkanavia ja -tapoja hyödyntäen

- osana matkailustrategiaprosessia, tai alueorganisaation johdolla, kuvataan/havainnollistetaan monisyinen kehittämisen, markkinoinnin ja myynnin saumaton ketju
- kuvataan alueen matkailun kehittämisen koko ketjun pääkohdat ja määritetään vastuut eli tehdään ketju näkyväksi
- tiivistetään eri toimijoiden välistä yhteistyötä huomioiden matkailun ekosysteemi
- varmistetaan ketju myös suuralueyhteistyössä ja Visit Finlandin toimenpiteiden kanssa

Sopimuksellisuuden lisääminen kaikilla toimijatasoilla, niin paikallisella, alueellisella, suuralue kuin kansallisella tasolla.

Sopimuksissa tulisi olla määriteltynä muun muassa toiminnan:
- tarkoitus ja tavoitteet
- sisältö
- toteutustapa
- organisointi muun muassa vastuut ja velvollisuudet
. selkeät pelisäännöt toiminnalle
- resurssit, mielellään suoraan rahalliset panostukset yhteistoimintaan
- aikataulu

Suunnitellaan suuralueiden alueorganisaatioiden kanssa yhdessä toiminnan päälinjat:
- USP:t (Unique Selling Point)
- kohderyhmät
- asiakassegmentit
- kärkituotteet
- matkailun kasvun kannalta tärkeimmät kehittämistoimet (investointien edistäminen, uudet lentoyhteydet, tarvittavat lisätutkimustarpeet jne.)

- hankkeiden lähtökohtana todellinen tarve
- suunnitellaan yhteistyössä yrittäjien kanssa
- kehittämistyö linjassa alueen matkailustrategian kanssa
- yhtymäkohdat valtakunnalliseen kehittämistyöhön olemassa
- ei tehdä päällekkäisiä asioita eri organisaatioiden toimesta
- hankkeet valmistellaan laajemmin alueen sisällä perustamalla hankekonsortioita tai tekemällä aktiivisesti yhteistyötä eri foorumeilla
- varmistettava toimenpiteiden jalkautus ja tulosten "koti"
- maakunnan tasolla luontainen koordinoija maakunnan liitto, aluetasolla alueorganisaatio

- toiminnan tulisi olla tavoitelähtöistä
- alueen kehittäjäorganisaatiot ja niiden rakenteet tulisi mahdollisimman paljon muokata vastaamaan yhteisesti sovittuja tavoitteita.

Vaikka strategioiden laadinta saattaa tuntua vanhanaikaiselta ja turhalta, pystytään niiden kautta:
- luomaan pidemmän aikavälin tavoitteet
- priorisoimaan toimintaa ja keskittymään olennaiseen
- päätöksenteko, toiminnan suunnittelu ja muuttuviin tilanteisiin reagointi nopeutuvat ja tehostuvat