Leirin ensimmäisenä päivänä vapaaehtoiset saapuvat leiripaikalle, yleensä iltapäivällä tai illalla. Ensimmäisenä päivänä ei yleensä tehdä töitä, vaan tutustutaan leiripaikkaan, sen sääntöihin ja muihin vapaaehtoisiin. Mikäli leiripaikka sijaitsee syrjässä tai kaukana lentokentiltä, kannattaa matkustusmahdollisuudet ottaa huomioon, mikäli leirin aloituspäiväksi on suunniteltu kesäsunnuntaita.

Leirin viimeinen päivä on myös vapaaehtoisten lähtöpäivä, jolloin ei tehdä töitä. Lähtöaika voi olla leirinjärjestäjästä ja kulkuyhteyksistä riippuen esim. klo 12.

Viikossa tulisi olla kaksi vapaapäivää saapumis- ja lähtöpäivän lisäksi. Vapaapäivä voi olla viikolla tai viikonloppuna.

Osa KVT:n vapaaehtoisista saattaa olla pitkämatkalaisia jotka lentoaikataulujen vuoksi saapuvat päivää aiemmin maahan tai lähtevät maasta leirin loppumisen jälkeisenä päivänä. Joskus vapaaehtoiset myös haluaisivat viettää päivän leiripaikalla ennen/jälkeen leirin leväten tulevaa matkaa varten. Mikäli tämä on mahdollista tai ei, olisi hyvä tietää etukäteen.

Mikäli mahdollista, leirinvetäjien saapuminen päivää aiemmin voi olla hyvä hetki myös käydä kasvokkain leirin suunnitelmia läpi ja tutustua hieman leiripaikkaan ja tuleviin tehtäviin.

Kuinka monta vapaaehtoista maksimissaan toivotte? Huom. määrään sisältyy kaksi KVT:n leirinvetäjää, eli jos laitat vapaaehtoisten määräksi vaikkapa 10, tällöin KVT pyrkii etsimään 8 kansainvälistä vapaaehtoista ja 2 leirinvetäjää leirille.

Leirin tulisi olla avoin myös erityisryhmien edustajille, vapaaehtoisille erilaisin rajoittein ja lapsiperheille. Voivatko näiden ryhmien edustajat osallistua leirille? Vapaaehtoiset, joilla on jokin vamma tai rajoite, ovat usein matkassa avustajan tai ystävän kanssa. Mikäli leiri on avoin lapsiperheille tai vammaisille vapaaehtoisille, näiden määrästä leirillä neuvotellaan leiri-isännän kanssa vapaaehtoisten hakemusten tullessa.

Mitä yhdistyksenne tekee? Miten työleiri tukee toimintaanne? Mitä odotatte työleiriltä?

Leirijärjestäjä vastaa leirin työtavoitteista ja niiden saavuttamisesta sekä työnohjauksen järjestämisestä. Työtä on järjestettävä riittävästi, mutta tavoitteista on tarvittaessa pystyttävä myös joustamaan.

Työnohjauksen ja leirinvetäjän yhteyshenkilönä toimimisen kannalta on tärkeää, että leirijärjestäjä on käytettävissä koko leirin ajan ja myös kiinnostunut leirin kulusta ja leiriläisistä.

Suositus päivittäiseksi työajaksi leirillä on 6h/pv, 5 päivää viikossa. Työajasta voidaan poiketa osapuolten yhteisellä suostumuksella.

Leirijärjestäjä vastaa asianmukaisten työvälineiden järjestämisestä leiriläisille.

Otathan huomioon, että leiriläiset matkustavat usein kevyesti, joten kovin raskaita/tilaavieviä varusteita he eivät välttämättä pysty pitämään mukanaan.

Leirijärjestäjä on vastuussa työturvallisuudesta, suojavälineistä ja ensiaputarvikkeista. Leirijärjestäjä on vastuussa työtehtäviin opastamisesta ja tehtävien turvallisesta suorittamisesta, suojavälineistä ja ensiaputarvikkeista. Leiriläisillä on oikeus kieltäytyä vaaralliseksi katsomastaan työstä.

Vaikka työ onkin leirillä yksi pääasioista, toivomme KVT:llä että leiriläiset saisivat ajastaan Suomessa mahdollisimman paljon irti. Sen vuoksi kannustamme järjestämään työn lisäksi ns. opinto-osuuden, erilaisia vapaa-ajan aktiviteetteja sekä tilaisuuden viettää aikaa paikallisten, erityisesti nuorten, seurassa.

Opinto-osuuden kautta vapaaehtoiset voivat oppia lisää leirin teemoista, Suomesta, paikallisesta yhteisöstä tai toisistaan. Opinto-osuuden voi toteuttaa vapaavalintaisella tavalla, esim. vierailun, työpajan, leffaillan, kansainvälisen teemaillan, mölkkykilpailun tai keskustelutilaisuuden muodossa - tai miksei vaikka työnohessa! Opinto-osuus kannattaa mieluiten järjestää työajan puitteissa, ei vapaa-ajalla. Asiasta voi jutella etukäteen KVT:n tai leirinvetäjien kanssa.

Opinto-osuus (yllä kuvattu) on eri asia kuin KVT:n järjestämä leirivierailu. KVT vierailee jokaisella leirillä kertomassa leiriläisille vapaaehtoistyöleirien tarkoituksesta ja KVT:n toiminnasta sekä varmistaa samalla, että leiriläisten, leirinvetäjien ja leirijärjestäjän kanssa kaikki sujuu hyvin.  Tämä vierailu sovitaan yhdessä leirijärjestäjän ja leirinvetäjien kanssa.

Leirijärjestäjä voi suunnitella vapaa-ajan viettoa yhdessä leirinvetäjän kanssa etukäteen tai leiriläisten kanssa leirin aikana. Leirijärjestäjä ei ole vastuussa leiriläisten vapaa-ajan ohjelmasta, mutta on hyvä jos leirijärjestäjä pystyy kertomaan lähialueiden mahdollisuuksista ja auttamaan esimerkiksi kuljetuksen järjestämisessä. Leirijärjestäjä on hyvin tervetullut myös osallistumaan vapaa-ajan viettoon.

Leirijärjestäjä huolehtii vapaaehtoisille majoituksen ja ruokailut leirin ajalle. Vapaaehtoisten vastuulla on ilmoittaa etukäteen mahdolliset ruokavaliot ja allergiat.

KVT:n kautta tulevat 18 - 64 -vuotiaat leirinvetäjät ja vapaaehtoiset on vakuutettu KVT:n kattojärjestön SCI:n kautta leirin aikana tapahtuvien äkillisten sairastumisten ja tapaturmien varalta. Alle 18-vuotiaista leirin osanottajista vastuu on heidän vanhemmillaan. Vakuutus ei kata leirin toiminnassa mukana olevia ihmisiä, jotka eivät ole hakeneet leirille KVT:n kautta. KVT ei ole vastuussa leirijärjestäjälle koituvista aineellisista vahingoista ja menetyksistä.

KVT ei vastaa leirin aikana aiheutuneista kuluista kuten kauppamatkoista tai retkistä. Jos leirinvetäjällä on oma auto ja hän ajaa sitä leirin asioissa tulee käyttökustannusten korvaamisesta sopia leirijärjestäjän ja leirinvetäjän välillä.

Leirin ruokabudjetiksi suositeltava minimisumma on 10 euroa / päivä leiriläistä kohti. Varsinkin jos työ on hyvin fyysistä ulkotyötä, saattaa ruokaan mennä enemmänkin - parempi siis varata reilusti ruokavaraa!