L'affectation raisonnée des dossiers aux collaborateurs

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Bonjour,
Je prépare actuellement mon mémoire de DEC sur la thématique de l'affectation des dossiers aux collaborateurs. Pourriez-vous répondre, s'il vous plaît, à ce questionnaire pour me permettre d'avoir une approche du sujet sur la base de vos expériences personnelles ?

Merci d'avance pour votre contribution à ma réflexion!

Combien de collaborateurs comptables compte votre structure d'exercice?

Moins de 2 collaborateurs

De 3 à 9 collaborateurs

de 10 à 19 collaborateurs

de 20 à 49 collaborateurs

50 collaborateurs et plus

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Quelle est la méthodologie d'affectation des dossiers clients utilisée au sein de votre cabinet?

Spécialisation des collaborateurs (secteur d'activité, taille et forme juridique de la structure...)

Équilibrage des portefeuilles par volume d'heures facturables

Équilibrage des portefeuilles par volume d'honoraires

Volontariat des collaborateurs

Catégorisation des collaborateurs et des dossiers (par niveau d'honoraires, complexité technique, ...)

Il n'y a pas de méthodologie définie (au "feeling du manager")

Other:

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Existe-il une procédure d'affectation des dossiers formalisée et communiquée ?

Oui

Non

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Quelles sont les principales difficultés que vous rencontrez dans la phase d'affectation des portefeuilles clients?

L'évaluation des compétences techniques du collaborateur

La gestion de l'affect des collaborateurs (réticence, absence de motivation, rivalité dans l'équipe, ...)

La notion d'équité dans la répartition des dossiers

La définition des besoins du client

L'évaluation du plan de charges des collaborateurs et la gestion du temps disponible

L'absence de démarche rationalisée (délais de réflexion plus ou moins long, incertitude sur l'approche à adopter...)

Other:

A quelle fréquence, analysez-vous et repensez-vous l'affectation globale des portefeuilles clients de vos équipes?

A chaque entrée/sortie d'un client

Semestriellement

Annuellement

La répartition des portefeuilles du cabinet ne fait pas l'objet d'une réévaluation globale

Other:

Disposez-vous, en interne, d'outils vous permettant de procéder à ce travail?

Oui

Non

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Quel est, en moyenne, le temps qui vous est nécessaire pour analyser les portefeuilles de vos collaborateurs et procéder aux réaffectations?

Moins de 10 minutes

Moins d'une heure

Quelques heures

Quelques jours

Quelques semaines

Plus d'un mois

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Pensez-vous consacrer suffisamment de temps à la réflexion sur l'affectation des dossiers?

Oui

Non

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L'affectation des dossiers est-elle actuellement au service de votre stratégie client?

Oui

Non

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A niveau de compétences équivalent, pensez-vous que l'affectation d'un dossier à un collaborateur ou à un autre est indifférente au client?

Oui, tout à fait

Plutôt oui

Plutôt non

Non, pas du tout

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De façon générale, à quel niveau se situent les principales insatisfactions remontées par vos clients concernant leur responsable de dossier ?

les compétences techniques

l'axe comportemental/relationnel

la méthodologie de travail

les changements d'interlocuteurs (indifféremment de la bonne relation avec le collaborateur)

Other:

Considérez-vous avoir déjà opéré de mauvais choix d'affectation de dossiers ?

Oui

Non

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Si oui, quelles en ont été les principales raisons ?

Absence d'affinité/compatibilité relationnelle entre le client et le collaborateur

Absence d'adéquation entre les compétences techniques du collaborateur et celles qui étaient nécessaires sur le dossier

Réticence et manque de motivation du collaborateur concerné

Erreur en termes de management des ressources humaines (ex.: déception chez le collaborateur, jalousies au sein de l'équipe, incompréhensions...)

Other:

Quelle est la méthodologie d'attribution des dossiers qui, selon vous, est la plus pertinente pour la performance d'un cabinet

La spécialisation par secteur d'activité

La répartition statistique (au nombre de dossiers, volume horaire, volume d'honoraire...)

L'attribution à l'initiative des collaborateurs qui se portent candidat

L'affectation selon les critères de satisfaction des collaborateurs, corrélée aux attentes des clients

Other:

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Seriez-vous intéressé par un outil qui orienterait vos choix d'affectation de dossiers en prenant en considération les attentes clients et ceux de vos collaborateurs ?

Oui

Non

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Si non, pourquoi?

Si oui, qu’attendriez-vous concrètement de cet outil?

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