Gentili Genitori, il REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679 ed il “Codice in materia di protezione dei dati personali” d. Lgs.
196/03, cosi come modificato dal D.Lgs.101/2018, impongono l’osservanza di severe regole a protezione di tutti i dati
personali, sia nella fase del loro trattamento, che della loro diffusione durante l’attività amministrativa e istituzionale.
1. INTRODUZIONE E DEFINIZIONI GENERALI Oggetto della tutela offerta da ogni normativa sulla privacy è il
“trattamento di dati personali”. In quanto persona fisica alla quale si riferiscono i dati trattati (potremmo dire “proprietario”
dei dati personali di riferimento), il Regolamento UE 2016/679 La definisce con il termine “interessato” e Le riserva una
serie di diritti e prerogative a Suo favore. In particolare: i “dati sensibili” : sono quei dati personali che sono idonei a
rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati
personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;; i “dati giudiziari” : sono quei dati personali idonei a
rivelare procedimenti o provvedimenti di natura giudiziaria.
2. FINALITÀ DI TRATTAMENTO L’Istituto Scolastico esegue diversi trattamenti di dati personali, in particolare riferibili a:
Alunni/Studenti; Genitori/Tutori degli alunni/Studenti minori; Personale dipendente; Membri degli organi collegiali
dell’Istituto; Soggetti esterni con i quali intercorrono rapporti di fornitura di beni e/o servizi, collaborazione interistituzionale e in regime di convenzione o accordo di rete. Tali trattamenti si svolgono esclusivamente al fine di
adempiere agli obblighi connessi alla instaurazione ed al mantenimento dei rapporti suddetti per le diverse finalità
previste dalle normative vigenti per il funzionamento delle scuole ed ispirandosi ai seguenti principi generali: necessità:;
liceità; correttezza e lealtà; sicurezza e protezione. Senza pretesa di esaustività̀ (i dettagli saranno contenuti nelle
informative specifiche che verranno di volta in volta fornite), i trattamenti svolti dall’Istituto ai sensi dell’art. 6 lettera e) del
Regolamento UE sono: iscrizione e frequenza degli allievi; gestione della carriera di personale ed allievi; utilizzo dei
servizi telematici e di posta elettronica per tutti i fini; fruizione di contributi, agevolazioni e servizi connessi ai rapporti
intercorrenti con l’Istituto; rilevazioni per la valutazione della didattica; applicazione delle misure di sicurezza degli
ambienti di lavoro (D.Lgs. 81/2008); gestione dell’offerta formativa e dell’assegnazione degli incarichi; gestione della
struttura organizzativa, dell’anagrafica del personale e registrazione degli eventi di carriera (trattamento giuridico del
personale); gestione delle pratiche assicurative e previdenziali; trattamenti assistenziali, denunce e pratiche di infortunio,
trattamenti assistenziali.
3. CARATTERE OBBLIGATORIO O FACOLTATIVO DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI Il conferimento
dei dati richiesti è obbligatorio in quanto necessario alla realizzazione delle finalità istituzionali di cui al punto 1.
L'eventuale diniego al trattamento di tali dati potrebbe determinare il mancato perfezionamento dell'iscrizione e
l'impossibilità di fornire tutti i servizi necessari per garantire il diritto all'istruzione e formazione.
Dati obbligatori. I dati personali obbligatori da fornire, strettamente necessari all’esercizio delle funzioni istituzionali,
sono i seguenti. Per quanto riguarda l'allievo: nome e cognome dell’alunno, data e luogo di nascita, indirizzo e numero
telefonico, titolo di studio, attestati di esito scolastico e altri documenti e dati relativi alla carriera scolastica, foto ed
eventuale certificato d’identità, certificati medici o altre dichiarazioni, e in determinati casi certificazione di vaccinazione;
Per quanto riguarda la famiglia dell'allievo: nome e cognome dei genitori o di chi esercita la patria potestà, data e luogo
di nascita, indirizzo e numero telefonico, se diversi da quelli dell’alunno. I dati personali qualificati dal Regolamento UE
2016/679 come sensibili e giudiziari verranno trattati nel rispetto del principio di indispensabilità del trattamento. Di
norma non saranno soggetti a diffusione, salvo la necessità di comunicare gli stessi ad altri Enti Pubblici nell’esecuzione
di attività istituzionali previste da norme di legge in ambito sanitario, previdenziale, tributario, infortunistico, giudiziario,
collocamento lavorativo, nei limiti previsti dal D.M. 305/20036.
Dati facoltativi Per taluni procedimenti amministrativi attivabili soltanto su domanda individuale (ottenimento di
particolari servizi, prestazione, benefici, esenzioni, certificazioni, ecc.) può essere indispensabile il conferimento di
ulteriori dati, altrimenti la finalità richiesta non sarebbe raggiungibile. In tali casi verrà fornita un’integrazione verbale della
presente informativa.
4. MODALITÀ DI ACQUISIZIONE E DI TRATTAMENTO DEI DATI I dati personali dell’alunno e dei familiari vengono
acquisiti direttamente dall’alunno stesso, dai genitori o dalla scuola di provenienza nel caso dei trasferimenti. A garanzia
dei diritti dell’Interessato, il trattamento dei dati è svolto secondo le modalità e le cautele previste dalla normativa
vigente, rispettando i presupposti di legittimità di ciascuna richiesta di dati, seguendo principi di correttezza, di
trasparenza, di tutela della sua dignità e della sua riservatezza. Il trattamento può essere svolto in forma cartacea, o
attraverso strumenti informatici e telematici, ed i relativi dati saranno conservati, oltre che negli archivi presenti presso la
presente istituzione scolastica, anche presso gli archivi del MIUR e suoi organi periferici (Ufficio Scolastico Regionale,
Ambito Territoriale Provinciale, ed altri). In tal caso i dati verranno trattati e conservati secondo le regole tecniche di
conservazione digitale indicate dall’AGID. I dati cartacei, invece, secondo quanto previsto dai piani di conservazione e
scarto indicati dalla direzione generale degli archivi presso il Ministero dei beni culturali.
5. I MIEI DATI POTRANNO ESSERE COMUNICATI? I soggetti a cui i dati personali potranno essere comunicati
nell’ambito della scuola sono: il Dirigente Scolastico, i Responsabili del trattamento (D.S.G.A. e Collaboratore Vicario), gli
Incaricati del trattamento amministrativo (che di fatto corrispondono alla segreteria amministrativa), i docenti del
Consiglio di classe ed i membri dell'equipe per l’integrazione scolastica, relativamente ai dati necessari alle attività
didattiche, di valutazione, integrative e istituzionali. Inoltre, i collaboratori scolastici ed i componenti degli organi collegiali
limitatamente ai dati strettamente necessari alla loro attività. I dati personali, diversi da quelli sensibili e giudiziari,
potranno essere comunicati ad altri enti pubblici o privati esclusivamente nei casi previsti da leggi e regolamenti. I soli
dati anagrafici potranno essere conferiti a società di trasporto, a strutture pubbliche e private meta di visite scolastiche o
oggetto di attività extra e parascolastiche. I dati relativi agli esiti scolastici degli alunni potranno essere pubblicati
mediante affissione all'ALBO ON LINE della scuola secondo le vigenti disposizioni in materia.
6. QUALE E’ IL PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI? I dati saranno conservati presso l’Istituto per
tutto il tempo in cui la prestazione sarà attiva e verrà trattenuto il fascicolo per il periodo di conservazione obbligatorio
previsto dalla normativa vigente. I tempi di conservazione dei dati (senza differenza alcuna tra cartacei e digitali) sono
stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche individuabile nella Legge 59/1997 (Art. 21), D.P.R.
275/1999, D.P.R. 445/2000, D.Lgs. 42/2004 e Legge 137/2002 (Art. 10).
Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione illimitata o per 50 anni: contrattazione, verbali di riunioni, registri
delle deliberazioni, protocolli, registri dei contratti, dati relativi a procedimenti disciplinari e giurisdizionali, contratti di
prestazione d’opera e di assunzione, fascicoli individuali del personale e degli allievi, ordini di servizio, orari di servizio e
registro assenze, registri degli stipendi ed altri assegni, liquidazione consulenze, accertamenti sanitari riferiti a malattie
professionali ed infortuni, attestati di aggiornamento del personale, registri di iscrizione/immatricolazione degli allievi,
registri generali dei voti e delle valutazioni, dati relativi a borse di studio, elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche
per gli esami di Stato, pagelle e dati di scrutinio; Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 6 anni (con
obbligo comunque di conservazione di 1 esemplare a campione): elezione e convocazione organi collegiali, richieste di
certificati ed autorizzazioni rispetto all’uso dei locali, elenchi buoni libro e cedole librarie, elenchi servizio mensa, elenchi
servizio di trasporto degli allievi, domande di ferie e permessi, copie certificati di servizio, certificati di nascita e
vaccinazione e documenti vaccinali in genere, registri delle assenze degli allievi. Dati riferibili a documenti soggetti ad
archiviazione per 1 anno: elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli allievi ad esclusione di quelli prodotti per
l’esame di Stato (con obbligo comunque di conservazione di 1 annata a campione ogni 10 anni), richieste di accesso e di
copie di atti. Tutta la documentazione di natura contabile-amministrativa è soggetta ad obbligo di conservazione
decennale.
7. DATA PROTECTION OFFICER (DPO) Il Responsabile per la Protezione dei Dati personali (RPD) è il Dott. Massimo
Zampetti, per la società Privacycert Lombardia S.r.l. con sede in Bergamo, Pass. Don Seghezzi n. 2, 24122 – BG,
tramite un contratto di servizi in “outsourcing” ai sensi dell’Art. 37 del GDPR 679/16.
8. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI Il titolare del trattamento dei dati è l’istituzione scolastica stessa, avente
personalità giuridica autonoma e legalmente rappresentata dal Dirigente Scolastico pro tempore.
9. QUALI SONO I DIRITTI DELL’INTERESSATO? Relativamente ai suoi dati personali potrà esercitare i diritti di
accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità garantiti dagli artt. 15 – 22 del GDPR n. 679/16,
rivolgendosi con apposita richiesta al Titolare o ai Responsabili del trattamento, se nominati. L’informativa completa è
pubblicata all'ALBO ON LINE della presente istituzione scolastica.