- Käytännön asioita sopiminen (pukuhuoneet, lattian teippaaminen yms.)
- Hallin tekniikan tarkistaminen (äänentoisto, tulostaulu jne.)
- Facebook-tapahtuman luominen (viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa)
- Facebook-tapahtuman päivitys ennen tapahtumaa (esim. joukkueiden esittelyt, tapahtumapäivän infoaminen jne.)
- Tapahtuman markkinointi omilla kanavilla ja yhteistyössä liiton kanssa
- Päivän vapaaehtoisten rekrytointi (selostaja / toimitsijat / lipunmyyjät)
- Paikallisen median tiedottaminen
- Mahdollinen lisäohjelma / väliaikaohjelma
- Palkintojen jaon suunnittelu
- Jatkobileet -> paikan varaus ja siihen liittyvät järjestelyt (viimeistään noin kolme viikkoa ennen tapahtumaa selvillä)
- Mahdollinen kioski, arpajaiset ja kiekkomyynti (seuran/järjestäjän omaa varinkeruuta)
- Streamin koordinointi (selostajat peleihin ja mahdollisia kuvaajia) (Kepitin kanssa alustavasti sovittu kuvauskaluston vuokraamisesta)
- Turnaustavaroiden haku liiton toimistolta tai muusta sovitusta paikasta (liitto pakkaa valmiiksi)
- Turnausennakon kirjoittaminen

Järjestävän seuran vastuut tapahtumapäivänä

- Kentän valmistelu (kartiot, teipit jne.)
- Lipunmyynti viimeisen pelin alkuun saakka
- Toimitseminen (2 hlö per peli -> livescore tietokoneella suoraan pelikoneeseen)
- Musiikin toisto
- Kenttäkuulutus koko päivän ajan
- Palkintojen jako tapahtuman päätteeksi (mukana mahdollisesti joku liiton jäsen)
- Streamin toteutuessa vastuista sovitaan erikseen

Järjestävän seuran/joukkueen vastuut tapahtuman päätyttyä

- Tavaroiden ja isoimpien roskien kerääminen
- Turnaustavaroiden palautus liiton toimistoon parin viikon sisällä
- Tilavuokran laskutus liitolta
- Turnausraportin kirjoittaminen ellei muuta ole sovittu