PREMESSA
Il Comitato per Virginia, desidera informarla su come tratterà i suoi dati personali, in conformità con il “Regolamento Europeo 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (da ora in poi GDPR o Regolamento), derivanti dalla sua attività di volontario/a in favore di questo Comitato.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO Titolare del trattamento è il Comitato per Virginia, con sede in via Castiglione della Pescaia n. 8 – 00148 Roma (RM), C.F. 96475640585, in persona del Legale Rappresentante pro tempore.

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI Relativamente al contesto e al trattamento operato, il titolare ha adempiuto all’obbligo di designazione del Responsabile della protezione dei dati (DPO) che opererà l’attività di consulenza e sorveglianza sulla corretta applicazione del Regolamento. Ai sensi dell’art. 38, gli utenti possono contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei propri dati personali e/o per esercitare i propri diritti, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo e-mail dpo@comitatopervirginia.it.

3. DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO
a) Dati forniti dall’interessato nella compilazione del modulo Anagrafica Volontari:
•Nome; •Cognome; •Codice Fiscale; •Luogo e data di nascita; •Comune e Indirizzo di residenza; •Municipio e Quartiere di residenza; •Recapiti telefonici; •Indirizzi email; •Titolo di studio; •Occupazione attuale;
b) nel caso di partecipazione ad eventi organizzati e/o promossi dal Comitato per Virginia, ulteriori dati personali identificativi raccolti, oltre a quelli indicati al punto a), potrebbero essere rappresentati da:
•Immagini fotografiche e riprese audio-video registrate durante l’evento in cui potrebbero essere anche ritratti i partecipanti;
c) nel caso di partecipazione ad eventi organizzati con piattaforma di web meeting, ulteriori dati personali identificativi, oltre a quelli indicati al punto a) e b), potrebbero essere rappresentati da:
•Numero di telefonia cellulare; •Personal ID meeting (se presente); •L’immagine che l’utente ha assegnato al proprio profilo utente; •Le riprese audio-video trasmesse e/o registrate durante il meeting, unitamente al nominativo che potrebbe comparire associato all’immagine, dati che unitamente tra loro possono consentire l’identificazione diretta dell’interessato anche da parte degli altri partecipanti alla riunione;
d) in caso di evento presentato tramite un organizzatore, questi assumerà la responsabilità ex art. 28 GDPR del materiale e dei dati caricati e sarà responsabile assieme al titolare, salvo il diritto dell’interessato di chiederne la cancellazione;

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali degli utenti saranno trattati prevalentemente per:
4.1 Consentire al titolare di gestire, pianificare ed organizzare gli eventi e i convegni e di inviarle comunicazioni elettroniche e newsletter;
4.2 Promuovere iniziative pubblicitarie di carattere commerciale e/o associativo, campagne di raccolta fondi sostenute Comitato per Virginia;
4.3 Adempiere ad eventuali obblighi previsti dalle leggi vigenti, da regolamenti o dalla normativa comunitaria o soddisfare richieste provenienti dalle autorità, quali a titolo esemplificativo gli adempimenti relativi alla donazione e, parte di essi, obbligatori per la gestione fiscale e pubblicistica, prevista dalle normative vigenti in tema di trasparenza delle organizzazioni politiche;
4.4 Accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
4.5 Trasmettere le riprese audio-video di un web meeting, in diretta streaming o registrata, tramite il sito web del Comitato per Virginia e/o i canali social di cui dispone il titolare del trattamento; l’utente è pertanto consapevole che attraverso la partecipazione ad un web meeting potrebbe sussistere la diffusione delle immagini nelle modalità precedentemente descritte ed eventualmente la registrazione ed archiviazione del web meeting stesso;
4.6 Documentare un evento per mezzo della diffusione delle immagini fotografiche, o riprese audio-video, raccolte nel corso della manifestazione, tramite i mezzi di comunicazione comunemente impiegati, quali il sito internet, i social network collegati o, qualsiasi altro mezzo di divulgazione (pubblicazioni, ecc.).
4.7 Organizzare attività inerenti il suo ruolo di volontario/a anche in relazione ad altri volontari e/o persone, enti, società, associazioni autorizzate dal Comitato a svolgere determinate attività, ad esempio, in gruppi di lavoro;

5. MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
I dati personali, ivi incluso le immagini e/o le riprese audio-video, formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della vigente normativa e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e riservatezza cui è ispirata l'attività del Comitato per Virginia, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal GDPR. I dati saranno trattati, sia con l’ausilio di mezzi elettronici che con altri mezzi ritenuti idonei a perseguire gli scopi per cui sono stati raccolti, da soggetti specificatamente autorizzati alle attività preposte.

6. AMBITO DI COMUNICAZIONE DEI DATI
I dati personali raccolti potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate agli autorizzati al trattamento che fanno parte dell’organizzazione del titolare e/o comunicati a soggetti terzi, quali a titolo esemplificativo la società di web meeting che fornisce il servizio, Aruba S.p.A. che eroga servizi per l’hosting dei dati ed altri fornitori di servizi informatici, infine società e/o persone, che prestano servizi, anche esterni, per la realizzazione, la promozione e la comunicazione di eventi. L’ambito di comunicazione dei dati sarà quello strettamente necessario all’esecuzione dell’incarico da noi conferito ai soggetti terzi sopraindicati nell’ambito delle finalità individuate. Nel caso di soggetti autorizzati all’organizzazione di eventi sul territorio, gli stessi riceveranno una specifica e limitata autorizzazione al trattamento dei dati personali dei soggetti che intendono partecipare all’evento, per finalità strettamente correlate alla natura organizzativa dello stesso. Di seguito indichiamo le categorie dei soggetti con cui i suoi dati personali potranno essere condivisi:
•Soggetti autorizzati al trattamento di dati personali, preposti a svolgere attività strettamente correlate all'erogazione dei servizi, che siano impegnati alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza, tra i quali figurano anche gli organizzatori di eventi; •Soggetti che agiscono tipicamente in qualità di Responsabili del trattamento, vincolati a obblighi contrattuali al fine di mantenere la riservatezza dei dati personali e del rispetto della privacy e avranno unicamente accesso a quelle informazioni necessarie per lo svolgimento delle proprie funzioni; •Soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi dati personali in considerazione del servizio erogato. L'elenco completo ed aggiornato di tali soggetti è consultabile su richiesta inviando una e-mail all’indirizzo di posta elettronica indicato nella sezione contatti della presente informativa.

7. TRASFERIMENTO DI DATI A PAESE TERZO EXTRA-UE
I dati potranno essere trasferiti all'estero in paesi extra-europei, ad esempio, nel caso di utilizzo di piattaforme di web meeting residenti negli Stati Uniti e che hanno sottoscritto, in luogo dell’accordo EU-U.S. Privacy Shield Framework, ritenuto non più adeguato dalla sentenza della Corte di Giustizia Europea, le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, 2, lett. c).

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato ha il diritto di esercitare in qualsiasi momento, gratuitamente e senza formalità i seguenti diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento, inclusi:
•Il diritto di accesso ai dati personali, ovvero il diritto di ottenere da noi la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali, ottenendone copia, ed alle informazioni di cui all’art. 15 del Regolamento, il diritto di rettifica, ovvero il diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti che lo riguardano o di integrazione dei dati incompleti; •La cancellazione degli stessi, ovvero il diritto di ottenere la cancellazione dei dati che lo riguardano, se sussiste uno dei motivi indicati dall’art. 17 del Regolamento; •La limitazione del trattamento che lo riguarda, ovvero il diritto di ottenere, nei casi indicati dall’art. 18 del Regolamento, il contrassegno dei dati conservati con l'obiettivo di limitarne il trattamento in futuro; •Il diritto alla portabilità dei dati, ovvero il diritto, nei casi indicati dall’art. 20 del Regolamento, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che ti riguardano, nonché di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti; •Ha, inoltre, il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera e) (esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri) o f) (legittimo interesse) del Regolamento, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni; •Ha, inoltre, il diritto di revocare il suo consenso in qualsiasi momento, allorquando un trattamento sia basato sul suo consenso. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. L'apposita istanza al Comitato per Virginia è presentata, anche via posta o via e-mail, contattando il Responsabile della protezione dei dati;
Qualora dovesse ritenere che il trattamento dei suoi dati personali effettuato dal Comitato per Virginia avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, in qualità di interessato, ricorrendone i presupposti, le ha, altresì, il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), quale Autorità di controllo (Reg. 679/2016 art. 13 par. 2 lett. d) come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, in conformità con l’art. 142 del D. Lgs. 196/2003, integrato con le modifiche introdotte dal D. Lgs. 101/2018 o, di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

9. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati raccolti, se eventualmente registrati, saranno conservati negli archivi informatici del Comitato per Virginia esclusivamente per avere una memoria storica degli eventi, per documentare le attività associative svolte e saranno eventualmente utilizzati per finalità compatibili al solo uso del Comitato, per un periodo da determinarsi in base al singolo interesse politico e fino al raggiungimento dello scopo che ha generato la loro raccolta o in rispetto delle normative fiscali. La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente.

10. CONTATTI
La struttura che si occupa degli aspetti riguardanti il trattamento e la sicurezza dei dati personali del Comitato per Virginia può essere contattata attraverso l’e-mail privacy@comitatopervirginia.it Il Responsabile della Protezione dei dati personali (DPO) del Comitato per Virginia può essere contattato all’indirizzo e-mail dpo@comitatopervirginia.it

11. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI
La presente informativa è valida dalla data indicata nella sua intestazione. Il Comitato per Virginia potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa anche quale conseguenza di eventuali e successive modifiche e/o integrazioni normative. L’interessato potrà visionare il testo dell’informativa costantemente aggiornata sul sito internet.