Gentilissimo/a

di seguito le forniamo alcune informazioni che è necessario portare alla sua conoscenza, non solo per ottemperare agli obblighi di legge, ma anche perché la trasparenza e la correttezza nei confronti degli interessati è parte fondante della nostra attività.

1) Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento

Il Titolare del Trattamento dei suoi dati personali, nella persona del suo Legale Rappresentante, responsabile nei suoi confronti del legittimo e corretto uso dei suoi dati personali e che potrà contattare per qualsiasi informazione o richiesta ai seguenti recapiti è:

Titolare del Trattamento - ASSOCIAZIONE COMITATO PER LA ORGANIZZAZIONE DEI GIOCHI MONDIALI UNIVERSITARI INVERNALI DI TORINO 2025

Sede legale - Corso Ferrucci, 122 - 10141 Torino Contatti – info@wugtorino2025.com

2) Finalità del trattamento cui sono destinati i dati e base giuridica del trattamento

I dati personali da Lei conferiti allo scrivente Titolare saranno trattati in via esclusiva per le finalità inerenti alla gestione del rapporto di volontariato stipulato con il Titolare sottoscritto, nel rispetto delle disposizioni indicate dall’art. 13 del Regolamento. Per “finalità inerenti alla realizzazione dell’oggetto del contratto” deve intendersi qualsiasi operazione di trattamento dei dati correlata alla gestione, all’amministrazione e all’adempimento del rapporto contrattuale in parola. La base giuridica del trattamento per le suddette finalità è:

· l’art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR (“il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”).

Nell’ambito delle presenti finalità, il trattamento viene, altresì, effettuato per l’adempimento di specifici obblighi di legge che ineriscono alla gestione del rapporto di volontariato. La base giuridica del trattamento per le finalità suindicate è:

· l’art. 6, paragrafo 1, lettera c) GDPR (“il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”).

Per adempiere ai suindicati obblighi di legge che ineriscono la gestione del rapporto di lavoro o di collaborazione o di consulenza, lo scrivente specifica che potrebbe acquisire anche dati che rientrano nell’ambito delle categorie particolari di dati personali di cui all'art. 9 del Regolamento (in particolare, i dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona).

3) Modalità del trattamento dei dati

In relazione alle suindicate finalità, il trattamento dei Suoi dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici per la mera realizzazione delle finalità stesse e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del Regolamento in materia di misure di sicurezza e ad opera di soggetti appositamente autorizzati, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del Regolamento.

4) Eventuali destinatari ed eventuali categorie di destinatari dei dati personali

Il trattamento dei dati personali da Lei conferiti verrà effettuato a mezzo di soggetti espressamente e specificamente designati dal Titolare che operano nell’interesse dello stesso in qualità di responsabili (art. 28 del Regolamento) o in qualità di autorizzati (art. 29 del Regolamento) ovvero quali soggetti espressamente designati al trattamento dei dati nei termini previsti dal Regolamento e dalla normativa nazionale di adeguamento alle disposizioni del GDPR. I dati forniti potranno altresì essere trattati dal Titolare direttamente e anche comunicati a soggetti terzi qualora detto trattamento risulti funzionale agli obblighi di legge e di esecuzione del contratto. A tale scopo di comunicazione i dati potranno essere portati a conoscenza di società o di professionisti esterni della cui collaborazione il Titolare potrà giovarsi per le finalità indicate nella presente informativa.

I dati potranno essere comunicati, al fine di consentire l’adempimento degli obblighi contrattuali e di legge, agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’invio di documentazione, nonché agli istituti bancari per la gestione contabile derivante dall’esecuzione del contratto, nonché a Pubbliche Amministrazioni ai sensi di legge, nonché a terzi per la fornitura di servizi informatici o di servizi di archiviazione.

I dati personali dell’interessato non sono soggetti a diffusione e il Titolare non ne darà conoscenza o metterà a disposizione in alcun modo a soggetti indeterminati.

5) Trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale

Di regola, nessun dato personale dell'interessato verrà trasferito a un Paese terzo al di fuori dell’Unione Europea o ad Organizzazioni Internazionali. Qualora ciò si rendesse necessario per la realizzazione dell’oggetto del contratto di lavoro o di collaborazione o di consulenza stipulando ovvero già in essere con il Titolare, quest’ultimo si impegna a far sì che l’eventuale trasferimento avvenga nel rispetto delle previsioni di cui agli artt. 45 (sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione) e 46 (sulla base della sussistenza di garanzie adeguate), se applicabili, ovvero in ogni caso ai sensi dell’art. 49 del Regolamento.

6) Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali oggetto di trattamento saranno conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti, dopodiché verranno conservati solo in adempimento ai relativi obblighi di legge e/o per finalità di natura difensiva.

7) Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento, Lei, in qualità di interessato, ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento:

- diritto di informazione, comunicazione e trasparenza (artt. 12, 13 e 14, art. 1 Dl 104/2022);

- l’accesso ai suoi dati personali (art. 15);

- la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che La riguardano (artt. 16, 17, 18);

- l’opposizione al trattamento (art. 21);

- la portabilità dei dati (art. 20);

- qualora il trattamento sia basato sull'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), oppure sull'articolo 9, paragrafo 2, lettera a), del Regolamento la revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione ai sensi dell’art. 77 del Regolamento (l’autorità di controllo italiana è il Garante per la protezione dei dati personali).

Per esercitare i diritti di cui sopra l’interessato potrà rivolgersi al Titolare ai recapiti indicati al punto 1 della presente informativa.

8) Se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto; possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati

La comunicazione dei Suoi dati personali e il conseguente trattamento da parte del Titolare sono necessari per l’instaurazione, per la prosecuzione e per la corretta gestione del rapporto con Lei stipulato o stipulando; detta comunicazione, pertanto, deve intendersi come obbligatoria.

L’eventuale rifiuto, da parte Sua, di fornire i dati personali richiesti potrà causare, da parte del Titolare, l’oggettiva impossibilità per i Contitolari di adempiere agli specifici obblighi previsti dalla legge e dal rapporto di volontariato con Lei in essere.

9) Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione

Ai sensi dell'art. 13, paragrafo 2, lettera f) del GDPR, La informiamo che i dati personali raccolti non saranno oggetto di alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento.

10) Trattamento dei dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti

Qualora il Titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i Suoi dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento fornirà all’interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente di cui all’art. 13, paragrafo 2 del Regolamento.

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Dear Sir/Madam

below we provide you with some information that we need to bring to your attention, not only to comply with legal obligations, but also because transparency and fairness towards the data subjects is a fundamental part of our activity.

1) Identity and contact details of the Data Controller

The Data Controller of your personal data, in the person of its Legal Representative, who is responsible to you for the lawful and correct use of your personal data and whom you may contact for any information or request at the following addresses is:

Data Controller - ASSOCIATION COMMITTEE FOR THE ORGANISATION OF THE WORLD WINTER UNIVERSITY GAMES TORINO 2025

Registered office - Corso Ferrucci, 122 - 10141 Turin Contacts – info@wugtorino2025.com

2) Purpose of the processing for which the data are intended and legal basis of the processing

The personal data provided by you to the undersigned Controller will be processed exclusively for the purposes inherent to the management of the voluntary relationship entered into with the undersigned Controller, in compliance with the provisions indicated in art. 13 of the Regulation. The term “purposes related to the realization of the object of the contract” shall be understood to mean any data processing operation related to the management, administration and fulfilment of the contractual relationship in question. The legal basis of the processing for the aforementioned purposes is:

· Art 6, paragraph 1, point b) of GDPR (“Processing is necessary for the execution of a contract to which the data subject is party or for the execution of pre-contractual measures taken at its request”)

Within these purposes, processing is also carried out for the fulfilment of specific legal obligations related to the management of the voluntary relationship. The legal basis of the processing for the aforementioned purposes is:

· Art 6, paragraph 1, point c) of GDPR (“Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the data controller is subject”)

In order to comply with the aforementioned legal obligations inherent to the management of the employment or collaboration or consultancy relationship, the writer specifies that data may also be acquired that fall within the scope of the special categories of personal data referred to in Article 9 of the Regulation (in particular, personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, data concerning the health or sex life or sexual orientation of the person).

3) Modalities of data processing

In relation to the aforementioned purposes, the processing of your personal data will be carried out using manual, computerised and telematic tools for the sole purpose of achieving the aforementioned purposes and, in any case, in such a way as to guarantee security and confidentiality, in compliance with the provisions of art. 32 of the Regulation on security measures and by specially authorised persons, in compliance with the provisions of art. 29 of the Regulation.

4) Possible recipients and categories of recipients of personal data

The personal data provided by you will be processed by persons expressly and specifically designated by the Data Controller who act in the interest of the same as data processors (Art. 28 of the Regulation) or as authorised persons (Art. 29 of the Regulation) or as persons expressly designated to process the data under the terms of the Regulation and the national legislation adapting to the provisions of the GDPR. The data provided may also be processed by the Data Controller directly and also communicated to third parties if such processing is necessary for the fulfilment of legal obligations and the execution of the contract. For this purpose of communication, the data may be brought to the attention of external companies or professionals whose cooperation the Controller may avail itself of for the purposes indicated in this notice.

The data may be communicated, in order to allow the fulfilment of contractual and legal obligations, to post offices, forwarding agents and couriers for the dispatch of documentation, as well as to banking institutions for accounting management deriving from the execution of the contract, as well as to Public Administrations in accordance with the law, and to third parties for the provision of IT or archiving services.

The personal data of the data subject are not subject to dissemination and the Data Controller will not disclose or make them available in any way to unspecified parties.

5) Transfer of personal data to a third country or international organisation

As a rule, no personal data of the data subject will be transferred to a third country outside the European Union or to International Organisations. Should this be necessary for the fulfilment of the subject matter of the employment or collaboration or consultancy to be stipulated or already existing with the Controller, the latter undertakes to ensure that any transfer takes place in compliance with the provisions of Articles 45 (on the basis of an adequacy decision of the Commission) and 46 (on the basis of the existence of adequate guarantees), if applicable, or in any case pursuant to Article 49 of the Regulation.

6) Period of retention of personal data

The personal data being processed will be kept for the time strictly necessary to achieve the purposes for which they were collected, after which they will only be retained in order to comply with the relevant legal obligations and/or for defensive purposes.

7) Rights of the data subject

Pursuant to Articles 15 et seq. of the Regulation, you, as a data subject, have the right to request from the Data Controller:

- the right to information, communication and transparency (Art. 12, 13 and 14, Art. 1 Dl 104/2022);

- access to his personal data (Art. 15);

- rectification or erasure of your personal data or restriction of processing concerning you (Articles 16, 17, 18);

- opposition to processing (Art. 21);

- the portability of data (Art. 20);

- where the processing is based on Article 6, Paragraph 1, point a) or Article 9, paragraph 2, point a) of the Regulation the withdrawal of consent at any time without prejudice to the lawfulness of the processing based on consent given before the withdrawal.

Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, a data subject who considers that the processing concerning him or her is in breach of the GDPR has the right to lodge a complaint with a supervisory authority, namely in the Member State in which he or she normally resides, works or of the place where the alleged breach occurred pursuant to Article 77 of the Regulation (the Italian supervisory authority is the Garante per la protezione dei dati personali).

In order to exercise the aforementioned rights, the data subject may contact the Controller at the addresses indicated in point 1 of this information notice.

8) Whether the communication of personal data is a legal or contractual obligation or a necessary requirement for the conclusion of a contract; possible consequences of failure to communicate such data

The communication of your personal data and the consequent processing by the Controller are necessary for the establishment, continuation and proper management of the relationship stipulated or being stipulated with you; said communication, therefore, must be understood as obligatory.

Any refusal on your part to provide the personal data requested may cause, on the part of the Controller, the objective impossibility for the Contractors to fulfil the specific obligations provided for by law and by the voluntary relationship with you.

9) Existence of an automated decision-making process, including profiling

Pursuant to Article 13, paragraph 2, point f) of the GDPR, we inform you that the personal data collected will not be subject to any automated decisionmaking process, including profiling as referred to in Article 22, paragraphs 1 and 4 of the Regulation.

10) Processing of personal data for a purpose other than that for which it was collected

If the Data Controller intends to further process your personal data for a purpose other than the purpose for which it was collected, it shall, prior to such further processing, provide the data subject with information regarding such other purpose and any further relevant information as referred to in Article 13, paragraph 2 of the Regulation.