日本物理学会における個人情報の収集、利用および管理について
制定：2005年1月13日 最終改訂日：2018年9月8日
本ポリシーは一般社団法人日本物理学会（以下、本学会）の「個人情報の収集、利用及び管理等」について定めたものであり、本学会が提供するサービスを利用する個人に適用されます。本学会は、個人情報について、本ポリシーに従い適切に取り扱います。
1. 個人情報の収集とその目的
本学会は、事業目的に沿ったサービスの提供のため、特定の個人を識別できる情報 を以下に列記する範囲と目的において収集します。個人情報を収集する際は、提供者の明示的な同意の 意思に基づく情報の提供（登録）によることを原則とします。本学会ウェブサイトではクッキー、統計ツール等でセッション管理およびアクセスログ等の取得をしているページがあります。また、電子メールにて開封確認機能およびURLクリックカウント統計機能を利用する場合があります。また、 提供者は、この同意をいつでも撤回することができます。ただし、当該撤回は、撤回前の同意に基づく本学会の個人情報取扱の合法性に影響を与えるものではありません。また、本条に記載された個人情報の利用目的は例示であり、本学会は、これら個人情報を、本ポリシー第２条において明示された事項内で利用します。
・本学会は、会誌送付その他のサービス（会誌投稿資格、大会での講演発表資格等）を提供するため、及び会員個人を特定するために、会員の氏名・生年月日・住所・所属情報・メールアドレス等を収集します。
・本学会は、各種刊行物の円滑な発行のために投稿者（執筆者）及び査読者（閲読者）の氏名・所属情報・メールアドレス等の連絡先に加え、学歴・学位・専門分野・職種・研究者ID（ORCID ID）等の情報を収集することがあります。
・本学会は、会員の入会資格を確認するために、入会者の 学歴・学位・専門分野・職種等を収集します。
・本学会は、会員以外の個人に会員に準ずるサービス（刊行物の購読、大会への参加等）を提供するために会員と同様の情報を収集することがあります。
・本学会は、各種支払い等のために個人の振込先口座情報等を収集することがあります。
2. 個人情報の利用
本学会は、収集した個人情報を収集目的の達成のために下記の範囲で利用します。
i. 本人確認、利用申込に関するサービスの提供、利用料金の請求、および利用サービス提供条件の 変更・停止・中止・契約解除の通知
ii. 本学会の運営に関わる必要な情報の提供（選挙の通知、本学会の事業運営に関わる者（委員・閲読者等）の相互連絡、開催イベント情報の通知、刊行物に関するお知らせを含む）
iii. 本学会ウェブサイトの閲覧履歴の分析、インターフェースの改善
iv. 本学会提供のサービスの利用状況等の確認、分析
v. 本学会が刊行する記事（論文等）の投稿（執筆依頼含む）・審査・出版に関するデータの記録・保存
vi. 上記の他、本学会の各種サービスに関する情報提供やサービス向上のための調査
vii. 統計的なデータ（個人を識別できないデータ）の作成（個人が特定できない統計データについては本学会は何ら制限なく利用することができるものとします。）
viii. 上記i～viiに付帯する業務（支払・収入業務を含む）
ただし、次のいずれかの場合には収集目的以外に利用または提供することがあります。
(1)法令の規定に基づくとき（ここには、公共の利益もしくは本学会に与えられた公的権限の行使のために行われる業務の遂行において取扱いが必要な場合を含みます）
(2)提供者の同意があるとき
(3)前項の収集 目的の達成及び上記i~viiiに必要な範囲内において個人データの取扱いを委託する場合 （例えば、雑誌の配送を委託した会社に名前と宛先を知らせる場合）
(4)本学会の活動（支部での活動を含む）にとって 有益、且つ個人情報の管理体制が整っていると理事会が判断したとき
(5)その他、総会で承認された事業計画を達成するために正当な理由または正当な利益 があるとき
3. 個人情報の管理
本学会は、収集した個人情報が外部へ漏洩したり、破壊や改ざんを受けたり、紛失することのないよう適切な管理に努めます。ただし、提供者自身による開示や、既に公開されている個人情報については、本学会の管理の対象外とします。
4. 個人情報の開示および訂正等
本学会は、個人情報の主体から 自己の個人情報の管理の有無の照会を受けたときは、速やかにその有無を回答します。また、個人情報の提供者から自己に関する個人情報の開示の請求があったときは、原則として遅滞なく開示します。また、自己に関する個人情報の訂正等の申し出があったときは原則として遅滞なく訂正等を行います。さらに、 データポータビリティに関するご請求があったときは、ご請求内容を確認の上、EUにおいて適用される一般データ保護規則（以下「GDPR」といいます。）を含む法令上必要な範囲で、提供者が希望された個人情報の処理を行います。
5. 個人情報の保持および消去・異議
本学会は、統計データ作成、物理学に関わる歴史的記録等のため、個人情報の提供者から自己に関する個人情報の消去の要請がない限り、本学会解散時まで原則として提供された個人情報を保持します。（ただし、他の運用規則等により保持期間が短くなるものを除く。）個人情報の提供者から自己に関する個人情報の消去の要請があったときは、個人を特定できる情報を速やかに消去します。
個人情報の提供者は、 本学会による個人情報の利用が、本ポリシー第2条ただし書(1)括弧書において、または同ただし書(5)において定められた目的に基づく場合、当該利用につき本学会に異議を述べることができます。この場合、本学会はGDPRに基づき対応し、必要に応じ利用停止の措置を取ります。
なお、前記 消去または利用停止により、それまで利用可能だった本学会のサービスの提供ができなくなる場合があります。
6. 本学会Webサイトにおける扱い
当サイトの利用は、利用者の責任において行われるものとします。当サイト、および当サイトにリンクが設定されている他のWebサイトから取得した各種情報の利用によって生じたあらゆる損害に関して、本学会は一切の責任を負いません。また、 これら他のWebサイトによって利用者の個人情報が収集される場合、本学会はこれについて何ら関与しません。
7. 本ポリシーの変更
法律の変更に準じる為、または、その他の理由により、予告なく本ポリシーを更新する場合があります。本学会の収集した個人情報に対しては、常に最新のポリシーが適用され、更新後に利用者が本学会のサービスを利用した場合は、更新後のポリシーに同意するものとします。更新は本学会Webサイトに掲載され、掲載日より効力を発揮するものとします。
個人情報の取り扱いに関する問い合わせ先
本学会における個人情報の取り扱いに関してご質問等がある場合は、下記までご連絡下さい。
一般社団法人日本物理学会 事務局 TEL: 03-3816-6201 FAX: 03-3816-6208 E-mail:
jps-office@jps.or.jp特定個人情報（マイナンバー）に関する取り扱い
特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針(60KB)
https://www.jps.or.jp/files/idnumber_policy.pdf特定個人情報取扱規程(161KB)
https://www.jps.or.jp/files/idnumber_rules.pdf