Organizowanie spotkań klubu przynajmniej jeden raz w miesiącu;

Prowadzenie dokumentacji działalności klubu (listy obecności, dokumentacja fotograficzna itp. na potrzeby własne klubu i/lub biblioteki) i każdorazowe udostępnianie jej na prośbę koordynatora;

Przesyłanie za pomocą elektronicznego formularza sprawozdań według wzoru w terminie do 7 dni od daty spotkania;

Efektywne wykorzystywanie udostępnionych przez Instytut Książki narzędzi promocyjnych (m.in. plakaty, ulotki i in.);

Przesyłanie pocztą elektroniczną list zapotrzebowań na książki dla Klubowiczów

Terminowe odsyłanie przeczytanych książek;

Przesyłanie propozycji autorów do zaproszenia na spotkania autorskie;

Przesyłanie drogą elektroniczną sprawozdań ze spotkań autorskich wraz z dokumentacją fotograficzną na potrzeby Instytutu Książki;

Informowanie o wszelkich istotnych zmianach w Klubach, sugestiach odnośnie działań projektu itp.;

Współpracowanie z koordynatorem w zakresie sprawozdawczości okresowej (kwartalnej, rocznej) oraz innych prac zleconych przez Instytut Książki;

Natychmiastowe poinformowanie o zaprzestaniu działalności Klubu i odesłanie książek.

Informujemy, że spotkanie autorskie przysługuje bibliotece, w której klub/-y aktywnie działa/-ją od co najmniej roku, systematycznie przesyła/-ją sprawozdania ze spotkań (w tym ze spotkań autorskich), regularnie zwraca/-ją przeczytane książki. Co do zasady w jednej jednostce administracyjnej może się odbyć tylko jedno spotkanie – niezależnie od liczby klubów, ile w tej jednostce funkcjonuje. W miarę posiadanych oszczędności WBP w Olsztynie zastrzega sobie prawo do organizacji dodatkowego spotkania w danej jednostce.