1. Zgłoszeń uczestnictwa dokonuje się jedynie poprzez dedykowany system rezerwacyjny. Wszelkie informacje znajdują się na stronie www.ursuswarszawa.com 
2. Wpłaty dokonywane są na konto wskazane przez Organizatora, maksymalnie 7 dni po zgłoszeniu, zgodnie z harmonogramem wpłat.
3. Brak wpłaty w określonym powyżej terminie - z przyczyn leżących po stronie Uczestnika i/lub jego Rodzica/Opiekuna bądź skutkuje automatyczną anulacją zgłoszenia Uczestnika w Obozie. Warunki anulacji udziału w Obozie
4. W przypadku rezygnacji z udziału Uczestnika w obozie - Rodzice/Opiekunowie prawni powinni przekazać informacje o rezygnacji z uczestnictwa w obozie e-mailem na adres obozy@ursuswarszawa.com 
5. W powyższej sytuacji Organizator dokona zwrotu uiszczonych już wpłat z zastrzeżeniem:
a. rezygnacja do 30 dni przed datą rozpoczęcia obozu – zwrot za potrąceniem 50% ceny obozu.
b. rezygnacja do 14 dni przed datą rozpoczęcia obozu – zwrot za potrąceniem 70% ceny obozu.
c. rezygnacja na mniej niż 7 dni od daty rozpoczęcia obozu – potrącenie 100% ceny obozu.
d. w przypadku anulacji i odwołania obozu z powodu epidemii uczestnicy otrzymają 100% zwrot ceny obozu, bądź wpłaconej dotychczas zaliczki.