Toutes les universités doivent inscrire une équipe composée de deux étudiants.Les étudiants doivent être inscrits dans un programme de premier cycle ou de maîtrise et ne doivent pas avoir déjà terminé un doctorat. Les facultés et les étudiants assument l'entière responsabilité de l'organisation et du coût de l'hébergement et des repas pendant le Concours.
Les précautions habituelles applicables aux voyages internationaux doivent être prises. Les objets de valeur ne doivent pas être placés dans les bagages d’enregistrement, car ils risquent de se perdre par les compagnies aériennes. Au lieu de cela, ils devraient être conservés dans les bagages à main.
Il est vivement conseillé aux équipes de laisser une copie des pages importantes du passeport dans leur pays d'origine et dans leur chambre pendant le Concours, au cas où vous perdriez les originaux
Si un accès aux services de santé est nécessaire, les organisateurs soutiendront la personne dans ses besoin, mais ne pourront pas assumer la responsabilité des coûts engendrés par cet événement. Il incombe aux participants et aux institutions participantes de souscrire une assurance maladie à l'avance ou de mettre en place d'autres systèmes pour couvrir ces coûts. Il est conseillé de voyager avec des médicaments tels que des pilules contre la diarrhée et des analgésiques.
Les participants sont encouragés à se tenir au courant du concours en visitant régulièrement le site Web::
www.chr.up.ac.za 